Archivos electrónicos y registros físicos constituyen importantes fuentes orígenes de datos, pero su principal problema es que se trata de fuentes de datos desestructurados. El objetivo de la estrategia corporativa de gestión de datos en este ámbito es habilitar, proteger, indexar y almacenar esos datos a los que se ha encontrado acceso.
Algunas de las fuentes de datos más habituales son:
- Documentos electrónicos: como textos, gráficas, imagen, audio o vídeo.
- Registros físicos: que pueden encontrarse en forma de papel o fichas.
Administrar estas fuentes supone proceder a la adecuada gestión del contenido de la información, para preservar ese valor que encierran y que repercutirá en cada acción que la empresa tome en el futuro y que decidirá su proyección. Entre los aspectos a considerar se encuentran:
- Índices de motores de búsqueda.
- Estándares de formato para informes y documentos.
- Taxonomías.
- Tamaño de nombres XML.
De la estructura de los datos a la proyección de negocio
Mediante actividades de planificación, ejecución y control se hace posible dotar de estructura a los datos que serán empleados activamente en los procesos de inteligencia de negocio. Utilizar datos no estructurados es, especialmente en estos tiempos de Big Data, asumir un riesgo inaceptable y, por ello, cualquier acción encaminada a mitigar esta falta de configuración y orden ha de ser planteada desde estadios tempranos de definición de la estrategia de Data Management.
La adecuada gestión de registros, documentos y contenidos, cuando está bien planificada y responde a una estrategia predefinida, debe procurar:
- La minimización del riesgo.
- El ahorro de costes.
- La inmediatez en cuanto a actualizaciones.
Además, debe ser capaz de asimilarse a la complejidad multidimensional de los negocios hoy en día, proveyendo a la empresa de soluciones globales y sistemáticas que le aporten solidez.
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