Un dashboard permite a los usuarios monitorizar fácilmente los indicadores clave de rendimiento del negocio siempre que se parta de una arquitectura de BI en condiciones. La falta de esta infraestructura o predisposición hace que, como señala Gartner, el 80% de los proyectos de cuadro de mando terminen por fallar en algún momento.
Sin embargo, muchas veces se trata de errores de comunicación, o de falta de la misma; un inconveniente que se manifiesta cuando lo que realmente sucede es que los gerentes de las empresas a menudo no saben bien lo que quieren o lo que pueden esperar de una herramienta de este tipo. Decepción, frustración o, peor aún, dashboards que no se utilizan en el día a día del negocio, son algunos de los efectos secundarios de un plan que adolecía de graves lagunas. Detectar estos problemas a tiempo multiplica las posibilidades de éxito del dashboard.
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3, 2, 1... dashboard!
Cuando la organización se prepara para la implementación de un dashboard hay que prestar atención a los signos que advierten de que algo puede no salir como era esperado. Algunos de los que no se pueden pasar por alto son los siguientes:
1. Desconocimiento del significado de la palabra dashboard: estamos en 2015 y todavía hay mucha gente que no sabe lo que es un dashboard. Tras preguntar a diez personas lo que significa el término se suelen obtener diez respuestas diferentes. Uno de los motivos es que esta palabra se usa de forma habitual en entornos tecnológicos (como en cada una de las aplicaciones de Windows Office) sin significar necesariamente un cuadro de mando para la medida y monitorización del rendimiento.
2. Las visiones no se alinean: con demasiada frecuencia, lo que el ejecutivo quería, lo que el desarrollador hace y lo que los usuarios finales necesitan son tres cosas diferentes. Sí, puede ser que, al final, lo que se consigue no sea rechazado por el ejecutivo, que puede aceptar el resultado, pero si los usuarios no encuentran sus necesidades cubiertas no lo utilizarán. Se habrá hecho una inversión en un dashboard que nadie empleará.
3. No se tienen claros los objetivos: antes de iniciar un proyecto de dashboard hay que conocer la meta. Para ello hay que pensar en la empresa, sus competidores, sus clientes y proveedores, el mercado en conjunto y pensar en lo que se quiere conseguir..
4. Los requisitos de negocio se han reutilizado: cuando se reciclan o se exportan de otros proyectos se está alienando la iniciativa desde el mismo punto de partida. Un dashboard cuya configuración comienza de esta forma está predestinado al fracaso.
5. Los datos no están listos: la información es el activo clave para un cuadro de mando. El dashboard se nutre de datos pero no es una herramienta de extracción, transformación y carga. Para poder funcionar necesita datos pre-agregados, precisos y listos para monitorizar.
6. La interfaz ofrece demasiadas opciones: cuando un dashboard requiere de más de dos clics para ofrecer un análisis o un resumen se convierte en una aplicación diferente. Ya no es un cuadro de mando. Ha perdido uno de sus principales atributos, la agilidad. Evitar la sobrecarga de información comienza por primar la simplicidad de concepto en todo el diseño.
7. Las visualizaciones no están claras: cada visualización que representa una métrica debe informar acerca de su realidad y su historia, permitiendo al usuario sacar una conclusión razonable de ella. Es recomendable evitar dimensiones adicionales de la métrica, excepto en los casos en que se considere estrictamente necesario.
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