Es un error frecuente creer que, en las presentaciones de datos ante una determinada audiencia, lo único a tener en cuenta es la validez y relevancia de los mismos, dando una importancia menor al modo en que estos se presentan. Como decimos, un craso error con consecuencias nada deseables.
La forma, en la mayoría de las ocasiones, es tan importante como el fondo, como el contenido de aquello que se pretende transmitir, no solo en el ámbito del Business Intelligence sino en casi cualquier otra faceta de la vida, sobre todo en lo relacionado con la actividad empresarial. No debemos olvidar que la amabilidad de una presentación, sea del tipo que sea, puede determinar el éxito o el fracaso en la realización de nuestras intenciones, incluso independientemente del interés, la validez y la fiabilidad de los datos aportados. Pero, ¿qué se entiende por «amabilidad» en lo que a presentaciones de datos se refiere? Y lo más importante, ¿cómo convertir una presentación de datos en algo amable para la audiencia?
Herramientas data visualization: la clave para presentaciones «amables»
El término inglés friendly, que hallamos asociado a infinidad de cuestiones y ámbitos, desde la usabilidad de programario y software hasta lo que hoy nos ocupa, las presentaciones de datos, es una expresión que define de un modo muy acertado lo que pretendemos esclarecer.
«Amigable», «simpático», «amable»... independientemente de cómo se traduzca, lo importante es advertir que, si existe un modo amable de presentar datos, hay también otro u otros modos menos amigables de hacerlo; y eso no significa únicamente presentar datos de un modo menos apetecible o agradable a la vista, sino incómodo, desordenado e incluso incomprensible.
La gran cantidad de datos sensibles y potencialmente relevantes que maneja una organización solo se pueden estructurar y convertir en información útil para la toma de decisiones si se presentan de un modo comprensible y ameno, ya sea ante un único usuario como ante una audiencia más o menos numerosa. En eso consiste precisamente una presentación de datos que podríamos considerar user friendly, o amable para el usuario: una presentación ordenada de datos estructurados que aporten información relevante para el interés concreto con el que se realiza y comprensible para el conjunto de la audiencia. Como vemos, una cuestión que de ningún modo podemos considerar menor.
Las herramientas data visualization permiten crear presentaciones de datos en múltiples dispositivos, alimentadas con fuentes enriquecidas a tiempo real si así se desea, estructurando los datos en función de la jerarquía de intereses que nos muevan en cada caso concreto y facilitando la transmisión de información a usuarios y audiencias distintas mediante interfaces, métricas y gráficos customizables. De especial interés en este sentido son las herramientas data visualization que encontramos integradas en plataformas Mobile Intelligence como IBM Cognos o MicroStrategy, que además de crear presentaciones de datos ad hoc según las necesidades y los requerimientos concretos de cada situación, permiten hacerlo en cualquier momento y desde cualquier lugar disponiendo de datos actualizados en tiempo real.
Pero además de la traducibilidad de los datos en información relevante para la toma de decisiones, las herramientas data visualization proporcionan un plus de valor altamente interesante para cumplir con los objetivos que persiga cualquier presentación: la simplicidad unida a una alta consideración del diseño permiten captar rápida y efectivamente la atención de la audiencia, la condición más necesaria para que nuestras intenciones lleguen a buen puerto.
Por ejemplo, en una reunión con clientes, si pretendemos mostrar los datos relacionados con ventas y aceptación de un producto en el mercado, sin duda alguna mostrar un gráfico será mucho más «amable» que esgrimir una tabla repleta de datos numéricos. Pero más allá del hecho en sí (los datos que revelan la información que mostramos son, en ambos casos, los mismos), la reacción de los clientes ante un gráfico interpretable a simple vista será mucho más favorable a nuestros intereses comerciales que la del cliente que deba enfrentarse a una complicada tabla repleta de datos y con un sentido difícil de desentrañar.
