En la gestión empresarial, disponer de información actualizada y de calidad puede aportar grandes ventajas a la hora de tomar decisiones y detectar puntos de mejora y oportunidades de ahorro. Para ello, la hoja de gastos puede ser una fuente de información muy importante y valiosa, pero más allá de su creación y supervisión se abre otro estadio muy útil para la compañía: el análisis de los datos.
La hoja de gastos puede ser una fuente de información muy importante y valiosa para la gestión empresarial y la toma de decisiones, siempre que se sepa aprovechar bien. Los indicadores clave de rendimiento (KPIs por sus siglas en inglés), tienen que aportar información fundamental en el proceso de toma de decisiones, así que la empresa tiene que empezar por identificar los indicadores clave que le interesa analizar.
Otro punto a tener en cuenta es que los mismos datos se pueden analizar de distintas formas. Por ejemplo, los costes se pueden analizar de forma vertical u horizontal. Por un lado, si se analizan de forma vertical conseguiremos puntos de mejora de procesos: patrones, situaciones de gastos, tendencias, proveedores, etc. Por otro lado, si analizamos de forma horizontal, centraremos el gasto por trabajador o incluso por departamentos: importes, en qué se hace el gasto, patrones, evolución, cumplimientos de las políticas de gastos, etc. Además, también existe la posibilidad de combinar ambos análisis, es decir, hacer un análisis horizontal de los gastos por trabajador o por departamento, que agrupe la información en categorías para analizar por separado diferentes conceptos.
Otro aspecto a tener en cuenta es el equilibrio a tener en cuenta entre el trabajo que el análisis de los datos supone al empleado que reporta los datos, y la necesidad de información de la persona que analiza los datos extraídos. Lógicamente, el analista quiere disponer de mucha información y de muchos datos distintos, pero hay que tener en cuenta que reportar estos datos le supondrá mucho tiempo al trabajador en movilidad. Como sabes, cualquier gestión basada en el papel siempre será más larga y tendrá más posibilidades de errores que la misma tarea automatizada. Lo mismo pasa con el proceso de las hojas de gastos: para hacer el proceso más productivo, la mejor opción es utilizar una herramienta digital que automatice el reporte de gastos.
Con el salto de la hoja de gastos tradicional a la hoja de gastos 3.0 mejoraremos en agilidad y eficiencia. Sus principales virtudes son las siguientes:
- Flexible: Se adapta a las necesidades de la empresa y sus empleados en cualquier momento.
- Digital: Se acaba el papel, el proceso queda automatizado de inicio a fin. A través de la captura de los tiques con el smartphone se inicia todo un proceso de reporte de gastos totalmente automatizado y digital. Y si además es una solución homologada por la AEAT no hace falta guardar los originales en papel.
- Integración: La empresa utiliza múltiples plataformas para los diferentes gestiones y procesos que realiza (contabilidad, finanzas, etc.). Con la hoja de gastos 3.0 la gestión de estos procesos se integra con más agilidad, velocidad y eficiencia.
- Mejor comunicación: Con la automatización, la comunicación entre reportador y supervisor resulta más fluida. El trabajador puede tener visibilidad del estado de la revisión de sus notas de gastos, y en caso de dudas, el supervisor puede consultar los gastos reportados que le ha transmitido y resolver de manera inmediata.
Finalmente, hemos de señalar la importancia de disponer de un historial de los datos analizados, para medir la evolución de los KPIs, definir tendencias, ver los efectos realizados en la gestión, etc. Toda esta información nos ayudará a tomar decisiones estratégicas para nuestra empresa.
Si quieres saber más acerca de las claves para lograr más eficiencia en la gestión de costes a través de los informes de gastos, Captio, la empresa líder en gestión de gastos de viajes de empresa, ha elaborado esta guía gratuita titulada “La hoja de gastos como herramienta de mejora”. En ella, se profundiza sobre el conocimiento de la hoja de gastos, sus partes y sus fases, y también se proponen una serie de mejoras prácticas para sacar el máximo provecho de este proceso.
