En ocasiones anteriores hemos visto de qué modo manejar algunas herramientas BI para realizar todo tipo de reportes (por ejemplo, reportings financieros) que, entre otras funciones, permiten mejorar y agilizar la gestión de operaciones y procesos en áreas clave de la compañía, como por supuesto la financiera, u otras de igual importancia para el devenir corporativo.
No cabe duda que la generación de informes forma parte de las actividades más necesarias y cotidianas que se llevan a cabo en el sí de la corporación, por lo que su volumen, cantidad y variedad mismos pueden representar serios retos para su correcta gestión, algo tan o más necesario que la elaboración misma de los reportes.
No profundizaremos hoy en las ventajas que presentan algunas herramientas integradas en plataformas Business Intelligence como IBM Cognos TM1, con soluciones especialmente diseñadas para cubrir las distintas necesidades de reporting que surgen en el sí de cualquier organización (mención especial y a parte merecería, en este sentido, la solución Report Studio de IBM). Sin embargo, sí recordaremos que, para realizar un buen informe, en primer lugar (y como premisa ineludible) se debe contar con herramientas que agilicen su elaboración, optimizando al mismo tiempo los datos y las informaciones disponibles, y seleccionando entre ellas las más relevantes para cada aspecto a tratar.
Para profundizar en la cuestión, resulta altamente interesante la guía para optimizar el uso de TM1 en el análisis del negocio TM1, el nuevo concepto de analítica de negocio.
Con todo, incluso disponiendo de herramientas de reporting tan potentes y avanzadas como esta, en la elaboración de informes suele surgir una necesidad que no siempre resulta fácil ni sencillo cubrir: aportar documentación adicional que facilite y optimice la gestión de cada informe.
Efectivamente, en numerosas ocasiones, la elaboración de informes requiere aportar información extra a los mismos, documentación tangencial al objeto de tratamiento del informe, pero sin duda crucial para su correcta gestión y administración. La información sobre la finalidad general del reporte, sobre sus posibles (y/o efectivos) destinatarios o sobre los usos concretos para los que se ha elaborado es un tipo de documentación que, ya sea de un modo completo o parcial (es decir, por áreas o bloques), no siempre resulta sencillo incorporar.
Muchas veces esta necesidad se puede solventar creando una página adicional de documentación en el mismo reporte, de modo que la información que alojemos en ella no se muestre al ejecutar el informe (algo que, por ejemplo, en Report Studio resulta extremadamente simple e intuitivo de llevar a cabo).
Pero, ¿qué sucede cuando la documentación asociada a un reporte no es de carácter general, sino que se halla relacionada con un área específica del informe?
La solución en este caso pasa por añadir esta documentación en el mismo informe, junto al campo relacionado con esta información, procurando que el texto añadido no se muestre a la hora de ejecutar el reporte. En Report Studio es tan sencillo como marcar el texto que contiene la información complementaria como «texto no visible», impidiendo así que se muestre al ejecutar el informe. Para destacarlo, se le pueden añadir distintos atributos de color, forma y fuente sin que el resultado final se vea alterado por ello; eso sí, para visualizar esta documentación correctamente, tras seleccionar la opción de «texto no visible» se deberá recurrir a la función «Show hidden objects», así se mostrarán todos los objetos ocultos en el informe permitiendo, entre otras ventajas, contextualizar mejor los datos contenidos en él para optimizar la gestión de cada reporte, que es lo que al fin y al cabo nos proponíamos hoy aquí.
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