La gestión empresarial de negocios de todos los sectores se beneficia del apoyo del cuadro de mando. Este tipo de herramientas no ha dejado de ganar en popularidad y la posibilidad de acceder a datos accionables en todo momento, incluso en tiempo real, es una de las razones que lo explican.
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Los dashboard son populares y, si en sus inicios era la gerencia quien abogaba por ellos, hoy son los mismos usuarios de negocio los que se han acostumbrado a esta forma de trabajar más eficiente que promueven. Para los propietarios de negocios, hay un inmenso valor en las posibilidades de visualización que ofrecen, que comienza a experimentarse en la toma de decisiones inteligentes, basadas en información de calidad. La gestión empresarial se reviste de excelencia y, sin embargo, no todo se logra a golpe de cuadro de mando... Hay cuestiones de negocio que necesitan de algo más para encontrar respuesta.
¿Cómo tener éxito en la gestión empresarial?
Puede que ésta sea la pregunta más difícil de contestar aunque, lo cierto es que, en términos generales, el éxito es una mezcla de talento, potencial, esfuerzo y medios. El cuadro de mando es una de las herramientas que no pueden faltar en organizaciones que aspiren a convertirse en líderes dentro de su industria pero contar con él no es suficiente. Existe una gran brecha entre la adquisición de datos de calidad y el éxito; y esa distancia no se salva con el dashboard.
Su utilidad debe complementarse con algunos aspectos críticos para la gestión empresarial como:
- Configuración adecuada: ¿De qué sirve un cuadro de mando si el usuario se hace dependiente de su consulta en todo momento? Obtener la información necesaria y de calidad a tiempo para elaborar una respuesta consistente no significa mantener la vista puesta en el dashboard. No hace falta controlar el flujo de datos ya que el rendimiento profesional se vería comprometido. Personalizar las interfaces, dar prioridad a la información más crítica y configurar alertas es la manera de saber cuándo el negocio necesita atención extra, y dónde; sin tener que dedicar la jornada laboral a la vigilancia de las métricas. Así, es posible centrarse en los asuntos que de verdad importan y hacer caso omiso de todo el resto de cosas que están sucediendo.
- Buenas prácticas: como en todas las áreas de la gestión empresarial, la interacción con el cuadro de mando puede hacerse bien o puede hacerse mejor. La organización debe proporcionar a los usuarios la formación e información suficiente para que cada persona sea capaz de extraer todo el valor de una herramienta de este tipo. Exprimir las posibilidades del dashboard, optimizar su uso, emplearlo como apoyo para la mejora continua y la innovación y evitar los fallos más comunes es posible si, desde los niveles más altos de responsabilidad a nivel de empresa existe un compromiso en la etapa de implementación de la tecnología.
- Perspectiva experta: las respuestas a las preguntas de negocio cruciales no siempre vienen en forma de gráficos llamativos o visualizaciones dinámicas de datos. De igual manera, la toma de decisiones que tiene lugar tras consultar el cuadro de mando o el reporting pueden estar optimizadas e impulsar la gestión empresarial hacia el éxito, o andar completamente desencaminadas y ser el precursor de devastadoras consecuencias para el futuro de la organización. ¿Dónde está la diferencia? El dashboard es el mismo pero, son las percepciones humanas las que realmente hacen que los datos sean significativos. Son las personas quienes tienen la capacidad de añadir información cualitativa a los datos cuantitativos.
La forma de llenar los vacíos en la gestión empresarial
El reporting debe ser capaz de proporcionar la información que se necesita para tomar decisiones cruciales pero, muchas veces, se queda en la superficie y no genera verdadero valor. No es un problema de dashboard sino un reflejo de que algo no se está haciendo bien. Los vacíos no tienen que ver con la herramienta, sino con la forma de interactuar con ella.
Los datos de calidad que ofrece el cuadro de mando son sólo el punto de partida, contar con ellos es vital y, a partir de ahí hace falta:
- Garantizar su acceso a los usuarios de negocio en todo momento y desde cualquier lugar, siempre en condiciones de seguridad.
- Asegurar las capacidades de análisis adecuadas, para poder trasladarse al núcleo de la información y empaparse de su esencia.
- Entender las relaciones causales entre los diferentes eventos y saber reconocer los factores que intervienen en cada caso, determinando el resultado.
Cuando se dan estas condiciones, el reporting ha de presentar las siguientes características:
- No es una repetición de datos ni un listado de eventos. Incluye un punto de vista, contextualización, una perspectiva determinada. La información en crudo se puede ver en el gráfico y, por eso, el valor reside en la identificación de las causas que empujan la línea hacia arriba o hacia abajo.
- Incluye recomendaciones para la acción. No se trata de ser aséptico, hay que mojarse y no tener miedo a la hora de proponer medidas a tomar, accione a emprender, situaciones a evitar. Para ello se deben comentar las métricas no sólo por lo que son, sino por lo que representan. A veces serán reflejo de que la organización se ha desviado de sus objetivos, otra de que no se ha sabido aprovechar una oportunidad, también puede suceder que reafirmen una nueva estrategia, confirmando su idoneidad para mejorar el posicionamiento o que apunten a los nuevos servicios que están logrando que los niveles de satisfacción del cliente vayan en aumento.
- Tiene el potencial necesario para causar un impacto en el negocio. Y lo expone. Se proponen medidas y se explica qué sucedería si se llevasen a cabo, cómo cambiaría el panorama de negocio al introducir determinada modificación en la gestión empresarial. Calcular estos efectos requiere de un esfuerzo extra y del conocimiento experto que permita informar a los responsables de la toma de decisiones de cuál sería el resultado esperado en cada caso.