La presupuestación puede y debe influir en la toma de decisiones. Más que una simple declaración monetaria, lejos de encasillar este documento en el ámbito financiero exclusivamente, hay que tener en cuenta que se trata del impulsor de un curso cuantitativo de acción, que tiñe de audacia la toma de decisiones al estar elaborado y ser aprobado antes de un período de tiempo definido. Podría decirse que, en el presupuesto, se contienen las metas y aspiraciones de la organización y se reflejan sus planes futuros.
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La planificación y control que hay detrás de la elaboración de un presupuesto influencian la decisión, y con ella la acción; aunque sólo lo hacen hasta mitad de camino. Los presupuestos se han extraído de las experiencias del pasado y las expectativas futuras, por eso sirven como guía, pero necesitan terminar de redondearse, les hace falta ser sometidos a análisis y evaluadas las posibilidades, para ser fuente de oportunidad. Esto se consigue a través de la toma de decisiones que los completa con su visión.
Un presupuesto empresarial, al ser una estimación de los costos, resulta de gran utilidad a la hora de llevar a cabo la toma de decisiones relativa a distintas áreas. Las acciones que se inicien tras estas reflexiones han de enfocarse hacia la consecución de mejoras en las perspectivas empresariales.
Los presupuestos de la empresa se pueden utilizar para ayudar a tomar decisiones tales como la fijación de precios de los productos o servicios, la comparación de las prácticas de producción o el desarrollo de una gama de artículos o servicios que se ajuste mejor a los objetivos de negocio.
Ninguna de estas determinaciones resulta sencilla, de ahí la complejidad de la toma de decisiones y su necesidad de contar con el respaldo de la información (inteligencia empresarial) consistente de un presupuesto. Los enfoque a tomar, al menos los más habituales, son tres:
Aunque es imposible (y nada recomendable) el fijar cualquier estrategia en función de una sola de estas perspectivas (siempre es mejor tomar las tres en consideración), las empresas deben siempre comenzar por al análisis de una de ellas, que frecuentemente se trata de la relativa a los costes. Partiendo del conocimiento adquirido sobre los costes, se pueden desarrollar propuestas que consideren tanto el punto de vista del cliente, como el riesgo que supone la competencia.
Por último, no hay que olvidarse de otra valiosa oportunidad que proporciona el presupuesto para la toma de decisiones, y que no es otra que la de permitir establecer comparaciones. Todos los datos que documenta un presupuesto pueden compararse con los registrados por la organización en periodos anteriores o con los de los competidores o los datos promedio del sector en que se encuadra la empresa, para determinar la competitividad del negocio. A la vista de los resultados de la evaluación comparativa, la toma de decisiones podrá apuntar en una u otra dirección, para lograr aumentar el potencial de la compañía.
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