Sistemas de gestión empresarial, cuestión de visión

Los sistemas de gestión empresarial son conjuntos de herramientas que se utilizan para la planificación estratégica y la ejecución táctica de políticas, prácticas, directrices, procesos y procedimientos necesarios para el desarrollo, despliegue y ejecución de los planes de negocio y estrategias, así como de todas las actividades de gestión asociados.

Este tipo de sistemas proporcionan una base para la implementación exitosa de las decisiones de negocio a nivel tanto estratégico, como táctico, alineándose con las circunstancias presentes de la empresa y sus operaciones, con el fin de alcanzar las metas y objetivos existentes, relacionados con la consecución de beneficios y la satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente.

Los sistemas de gestión empresarial trabajan en tres direcciones orientadas, principalmente, a:

• Proporcionar al personal de gestión las herramientas de planificación, seguimiento y control de las actividades.
• Medir el rendimiento del negocio, tanto a nivel global como con mayor detalle, en relación con las diferentes áreas.
• Apoyar la implementación de procesos de mejora continua dentro de la organización.

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Sistemas de gestión empresarial y sus grupos funcionales

Pese a que es habitual que los sistemas de gestión empresarial tomen la forma de una plataforma única, lo cierto es que se tratan de una jerarquía compuesta por múltiples soluciones de negocio de distinto nivel, cada una concebida para llevar a cabo diferentes funciones.

Dentro de uno de estos sistemas pueden coexistir soluciones relacionadas con la gestión de ventas, la función de abastecimiento, el área de marketing o el departamento de recursos humanos. Por lo general, los sistemas de gestión empresarial se componen de tres principales grupos funcionales de alto nivel, cuyo contenido puede variar dependiendo de la industria de la organización, productos, competidores o cuota de mercado. Se trata de los siguientes:

1. Nivel estratégico de la gestión de negocios: en este grupo se reunirían las funcionalidades de más alto nivel. Se trata de las herramientas empleadas para la identificación y planificación empresarial, de donde parte la definición de las políticas de la organización. A partir de la estrategia se pueden determinar las prioridades de la organización, que después quedará especificadas en forma de políticas que, a su vez, tendrán su reflejo en un plan de acción. Este plan dirigirá decisiones, actividades y procesos hacia la consecución de las metas y objetivos estratégicos.
2. Nivel táctico de la gestión empresarial: las soluciones que se agrupan en esta categoría dan respaldo a los planteamientos tácticos y técnicas necesarias para la aplicación de los planes de negocio vinculados a la estrategia definida. Se ocupa de ayudar a la programación de actividades y tareas, que deben siempre seguir las políticas de negocio identificadas, dando soporte también a la implementación de planes de negocio con el fin de cumplir con las metas y objetivos prioritarios determinados en las estrategias de gestión de la organización.
3. Aplicaciones orientadas a la ejecución: este grupo funcional del sistema incluye las pautas y procesos requeridos para la elaboración de planes de gestión empresarial. Aquí se contienen las directrices e instrucciones prácticas que muestran la forma en que se han de tomar las decisiones para gestionar las soluciones tácticas. De esta forma, todos los procesos y operaciones se llevan a cabo de acuerdo a los procedimientos definidos, por lo que se consigue dirigir el personal de la organización hacia la ejecución de acuerdo con las tácticas de gestión.

La importancia de la integración en los sistemas de gestión empresarial

Pese a su núcleo tecnológico, los sistemas de gestión empresarial son más que una referencia, sirviendo como plataforma de comunicación que reúne todo el conocimiento de la organización, incluyendo estrategias, planes, políticas y procedimientos. Este punto de encuentro de personas y tecnología resulta imprescindible para maximizar el aprovechamiento de la inteligencia de negocio.

Sin embargo, pese a que la mayoría de proveedores de soluciones se esfuerzan por garantizar cotas de rendimiento elevadas en sus productos y servicios, muchas veces existe una brecha entre los sistemas de la empresa y las necesidades de negocio que frena la productividad.

Las organizaciones se enfrentan, hoy día, a un entorno muy cambiante y a una aceleración que les obliga a necesitar continua adaptación a las circunstancias de mercado. Esta agilidad se traduce en la inversión tecnológica casi compulsiva, muchas veces sin una estrategia de fondo, que aumenta el legado de software empresarial, cada vez más complejo y especializado.

En vez de facilitar la gestión empresarial lo que sucede es que se experimenta la confusión en forma de:

• Pérdida de enfoque estratégico.
• Falta de cohesión entre departamentos.
• Ejecución incompleta o poco consistente de los planes de negocio.

Teniendo en cuenta que los sistemas de gestión empresarial actúan como un modelo dinámico de las operaciones de negocios, al estar basado en las relaciones entre todos los aspectos de las operaciones; es fundamental darse cuenta de que, precisamente por esa configuración, cada usuario tiene una perspectiva que refleja la información relevante para su función.

Esta visión no debe quedarse ahí, sino que ha de ser compartible. De la misma forma, la perspectiva usuaria no debería basarse en el punto de vista de su rol o departamento, sino que tendría que poder completarse con una visión global. De ahí la importancia de la integración, que prevenga la aparición de silos de información.

No obstante, en lo concerniente a los sistemas de gestión empresarial, la integración no es la única prioridad, sino que debe serlo también el gobierno de los datos. De esta forma, cuando se integran sistemas, aplicaciones, herramientas y equipos en un único repositorio y se rigen bajo los mismos principios, enfocados a la consecución de una visión única, se consigue:

Mitigar los riesgos mediante la definición, el balance y la gestión de las necesidades y prioridades estratégicas y operacionales.

• Entender en detalle los cómos y porqués del funcionamiento del negocio.
• Fomentar el compromiso de la fuerza de trabajo, que cuenta con una plataforma que fomenta ampliamente la innovación y la comunicación.
• Optimizar el rendimiento del negocio, a través de los programas de mejora y transformación continua que pueden llevarse a cabo.

Los sistemas de gestión empresarial, cuando están bien gobernados permiten trabajar de forma más eficiente, ganar en agilidad y aumentar la velocidad de respuesta en condiciones de confiabilidad de la toma de decisiones.