Los sistemas de gestión empresarial pueden ser un vehículo para la Transformación Digital o el lastre que frena su avance. No siempre los datos y el software ayudan al negocio en sus esfuerzos digitales. Muchas veces sucede todo lo contrario, cuando su complejidad es un problema, aumenta el riesgo y plantea nuevos retos. A nivel de organización es una cuestión a resolver de manera prioritaria, pero aún lo es más en el entorno de IT, donde sus efectos se magnifican.
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La innovación es uno de los componentes más importantes del proceso de digitalización y, si los sistemas de gestión empresarial no están alineados con esta meta, el departamento de IT, en vez de centrarse en el desarrollo de nuevas aplicaciones o servicios digitales, debe ocuparse de resolver problemas más triviales consumiendo un tiempo precioso.
Por qué aumenta la complejidad de los sistemas de gestión empresarial
La complejidad técnica, pero también la funcional o la que tiene que ver con los propios datos, puede ser un gran obstáculo para la Transformación Digital, mucho más si no se le puede hacer frente fácilmente. Las causas de que se planteen este tipo de circunstancias pueden ser:
- Excesiva velocidad de crecimiento del negocio, que no da tiempo a resolver determinados asuntos con la agilidad necesaria. Y es que, para facilitar una expansión rápida, las empresas a menudo construyen a toda prisa y centrándose únicamente en el corto plazo. Como resultado, las soluciones presentan dificultades de adaptación y terminan siendo el origen de silos. A este inconveniente hay que sumar otro porque, aunque las nuevas funcionalidades son implementadas rápidamente, no siempre son tan eficientes como se esperaba, mucho más cuando se trata de desarrollo de servicios digitales descentralizados.
- Falta de integración: la Transformación Digital fomenta la colaboración, las alianzas y las fusiones y adquisiciones. Se trata de aumentar las capacidades del negocio en el menor plazo posible. Sin embargo, aunque ese objetivo se consigue, hay ocasiones en que no se presta atención a lo que puede suceder después. Y es que, los sistemas de gestión empresarial no terminan de integrarse. Lo mismo sucede con las funciones de IT. Redundancias, silos y problemas derivados de la falta de visión única complican la implementación de los servicios digitales de extremo a extremo.
- División interna: pese a que se ha hecho hincapié en la importancia de una cooperación estrecha entre IT y negocio, estas dos áreas no siempre experimentan la cohesión necesaria. Hay empresas donde, en vez de considerarse como iguales, se sigue entendiendo que el papel de una está supeditado a las decisiones de la otra. IT se sitúa por debajo de la esfera de negocio y, con esto, se está perdiendo un importante potencial de transformación e innovación. Pero, además, este tipo de situaciones complican el proceso de adaptación al nuevo modelo de negocio, puesto que al permanecer en un o plano, IT es uno de los últimos rincones de la organización en desarrollar nuevas capacidades. Esta ausencia de habilidad o cualificación para los nuevos tiempos limita la agilidad del departamento, complicando la generación de valor y afectando severamente al posicionamiento de la compañía en el mercado, de una forma que costará remontar.
- Cuestiones financieras: los sistemas de gestión empresarial necesitan adaptarse a las nuevas circunstancias y ello implica necesariamente una inversión. La evaluación de herramientas y aplicaciones no se realiza correctamente en todos los casos y, sin esta perspectiva, resulta más complicado definir un buen plan. Algunas soluciones necesitarán un upgrade, otra directamente deberán ser sustituidas y también las habrá que puedan resistir a las primeras etapas del proceso de Transformación Digital, por lo que podrán quedarse como están. Pero, ni la estandarización es una solución recomendable, ni el ignorar o evitar investigar en este tipo de necesidades es una buena idea. Hace falta ser consciente de los requisitos de negocio para hacer una buena elección tecnológica y evitar que la complejidad mal gestionada termine obligando a hacer una inversión aún mayor, cuando ya casi es tarde para reaccionar.
3 formas de simplificar los sistemas de gestión empresarial
Según Boston Consulting Group, la adopción del enfoque correcto para atacar la complejidad funcional, técnica y de datos puede lograr un ahorro de costes de entre 15% y el 20%, además de aumentar su agilidad y reducir el riesgo. No sólo eso sino que todas las organizaciones que incluyen este objetivo en sus planes de Transformación Digital, a la vez están en la pista correcta para conseguir:
- Desarrollar nuevas capacidades.
- Mejorar las relaciones con sus clientes en entornos omnichannel.
Pero, ¿en qué consiste esta tarea? ¿Cómo se puede luchar contra la complejidad de manera efectiva y sin perder dinamismo? La simplificación del entorno organizacional a nivel de información y datos consiste en tres acciones clave:
- Identificar dónde residen las redundancias: un problema que aumenta la complejidad y que es difícil de evitar cuando se tiende a la centralización. Para llevar esta detección a cabo de manera efectiva es preciso designar a un responsable que se encuentre por encima de la unidad de negocio ya que, desde dentro, no resulta fácil identificar este tipo de problemas. Así, buscando redundancias a través de la lente de los elementos y las transacciones de datos, se podrá decidir qué elementos de cada aplicación debe incluirse, qué transacciones se pueden eliminar, que módulos pueden ser retirados del servicio y cuál sería la mejor manera de integrar las aplicaciones.
- Evaluar las características clave de los software y los factores de riesgo: esta acción permitirá conocer la facilidad con que una aplicación se podría configurar, modificar o mejorar para apoyar la digitalización del negocio. Este conocimiento informa a la organización acerca de la velocidad con que será posible implementar el cambio, permitiéndole actuar en consecuencia.
- Medir el impacto de las actividades de simplificación de TI en términos de capacidad de proceso de los sistemas de gestión empresarial, la frecuencia de fallos operativos o de seguridad, el coste total de propiedad, el tiempo de salida al mercado y el valor del negocio. Así se conocen los efectos de estas medidas sobre la organización al completo y se minimiza el riesgo. Las métricas son también un apoyo muy importante para evitar pérdidas de alineación con los objetivos del proyecto de eliminación de la complejidad y no pueden faltar en un proceso de Transformación Digital.