La gestión documental es una de las disciplinas clásicas que se ha labrado una sólida historia en la empresa. La multitud de soluciones disponibles es casi tan grande como la diversidad de sectores y organizaciones que operan en el mercado. En gran medida, la forma en que se realiza esta tarea y se crea un flujo de trabajo para toda la organización sigue siendo la misma, pero las soluciones que intervienen y sobre todo la diversidad de canales y tipos de contenidos a manejar, en una organización actual, convierte la decisión de integrar una u otra alternativa en una elección muy delicada.
Este tipo de soluciones han experimentado una evolución muy importante en los últimos años, sobre todo con la aparición de la nube, y su consolidación como soporte de almacenamiento, para muchos de los documentos que atesora la empresa. Su generalización ha abierto aún más el abanico de posibilidades disponibles, con diferentes características y de muy diversos proveedores. Cada industria digitaliza sus recursos de forma distinta y, por ejemplo, en el mundo de la abogacía, notaría y demás registros públicos, ocupa un espacio fundamental, por la inmensa cantidad de documentación que genera. Pero hay tantos y tan variados sectores que podría hablarse casi de un traje a medida para cada ocasión.
Incluso, en los casos en los que se adquiera una solución concreta para un sector, las empresas tienen características, tamaños y necesidades diferentes, en función de la movilidad de sus empleados, la sencillez o complejidad de sus trabajos, y los sistemas operativos que utilicen sus clientes.
La tendencia general de los programas de gestión documental pasa por trabajar con documentos de los formatos más conocidos para la mayoría de los trabajadores. Sin embargo, existen infinidad de formatos que, aún utilizándose en menor medida, son la base de trabajo para algunas compañías.
En el proceso de selección de un gestor documental, la empresa debe conocer en profundidad qué tipo de documentos o archivos manejan y realizar una elección consecuente con esa peculiaridad. No sólo es importante conocer qué formatos soportan, sino en qué medida lo hacen. Existen, por ejemplo, programas que posibilitan la visualización de multitud de formatos, pero no permiten la modificación o creación de éstos, dentro de los parámetros del gestor documental.
La mayor parte de los gestores documentales presentan una serie de características comunes que pueden ser entendidas como básicas, no obstante, pueden no resultar suficientes para algunos casos. Por ejemplo, el escaneo de documentos físicos para su digitalización es la primera fase del proceso de trabajo. Esta función la ofrecen todos los programas del mercado, sin embargo, no todos la completan con el reconocimiento óptico de caracteres. Este aspecto permite a la compañía trabajar el texto procedente de un documento escaneado en el procesador de textos predeterminado.
La lista de ventajas de un programa de gestión documental es amplia. Lograr que el flujo de trabajo sea simple y evitar tareas repetitivas o complicadas de administrar. Crear flujos de trabajo cotidianos, que mejoren la productividad y estandaricen los procesos de toda la organización, transmitiendo la información correcta a todos los empleados, clientes y socios, donde quiera que estén. Pero, además deben cumplir los estándares en cuanto a seguridad, cumplimiento legal y disponibilidad absoluta de la información, que son extensibles a todos los recursos corporativos.
Su próxima innovación pasa por enriquecer el contenido manejado por estas soluciones con análisis de los datos y documentos que ahora son de muy diversa procedencia y fuente. La idea es ser al menos compatible con los principales estándares y lograr que los datos se traduzcan en conocimiento para la organización. Es decir, que se puedan manejar, o al menos convertir, todo tipo de formatos y extraer la información precisa que se busca, y que pueda compararse con las de documentos de otra índole.
En este aspecto, la oferta de IBM constituye una plataforma integrada de soluciones flexibles de colaboración, completadas con funciones de análisis e inteligencia artificial (AI), que manejan de forma inteligente los flujos de información entre equipos de trabajo. Soluciones de colaboración, flexibles y potentes como IBM BOX, que aprovechan las cualidades de su tecnología Watson para añadir productividad a las tareas de gestión de contenido.
La automatización de los múltiples procesos que intervienen es otra de las claves para facilitar las tareas rutinarias, pero también rastrear y administrar un flujo de trabajo en tiempo real, con procesos eficientes y consistentes, incluso aquellos que se extienden fuera de la empresa. O facilitar la revisión de los documentos por múltiples usuarios, en un flujo de revisión estandarizado, con enrutamiento automático de documentos, que consolide todos los cambios y correcciones.
Procesos que requieren una mezcla flexible de edición, revisión y aprobación, ahorrando mucho tiempo a los miembros del equipo y creando un flujo de trabajo personalizado y en tiempo real que facilite una colaboración eficiente en cualquier sector y actividad, pues puede configurarse en función de las necesidades de cada organización o de la tipología de documentos que utiliza.
