Cognos TM1 es una buena elección cuando se quieren optimizar las funciones de presupuestación y reporting y, además, se busca impulsar la planificación con el respaldo de la analítica. No obstante, alcanzar objetivos no es una cuestión de software solamente. El proceso de implementación ha de ser efectivo y, en el camino, es necesario estar preparado para superar algunos desafíos.
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Del caos a Cognos TM1: una nueva visión de las funciones de presupuestación y reporting
La presupuestación ha evolucionado para convertirse en una función de marcado carácter estratégico. Al elegir Cognos TM1 se está contribuyendo a crear perspectiva y aportar resultados analíticos que pueden apoyar al CEO en su visión. Se trata de un asunto de importancia clave puesto que son cifras que es preciso conocer y no pueden sustituirse por otro tipo de datos.
Los datos financieros ofrecen la oportunidad de mejorar las capacidades de información para el reporting pero, para conseguirlo hay que evitar que:
- Los datos se encuentren perdidos dentro de sistemas de información rozando la obsolescencia.
- Las condiciones de acceso sean demasiado lentas y originen latencias.
- Los datos requieran de mucha preparación antes de la visualización, incluso aunque este trabajo se realice dentro de la herramienta.
Por lo general, tanto presupuestos como previsiones en muchas organizaciones terminan preparándose en Excel, que se combina con el apoyo de otras herramientas de reporting. Esta configuración del trabajo hace que los informes resultantes estén muy segmentados, carezcan de visión global y que, además aparezcan problemas relacionados con la integración, al provenir de sistemas diferentes.
Cognos TM1 resuelve estas cuestiones, aumentando la eficiencia en los procesos, mejorando el control usuario y permitiendo gestionar el rendimiento financiero desde la proactividad, objetivos que consigue gracias a sus características únicas:
- Es una plataforma integrada y única que permite la interacción de datos con orígenes distintos.
- Permite la integración de los datos de diferentes tipos, desde los que llegan de aplicaciones empresariales hasta los que provienen de hojas de cálculo.
- Incorpora un soporte de idioma que facilita la colaboración entre las ramas del negocio dispersas geográficamente.
- Incluye una propuesta de seguridad, basada en perfiles de usuario y roles, que garantiza el acceso con autorización a través de opciones avanzadas que contribuyen a la protección de la información sensible.
Al introducir esta herramienta se inicia una nueva forma de trabajar. En las reuniones ya no es necesario perder tiempo contrastando la fiabilidad de los datos, ni hace falta emplear tanto tiempo en la preparación de la información para su consumo. Las perspectivas limitadas dan paso a puntos de vista enriquecidos con el conocimiento analítico. Pero beneficiarse de estas ventajas cuanto antes depende de la forma de abordar el proceso de implementación.
La implementación de Cognos TM1
Escoger Cognos TM1 significa dejar atrás el caos y la incertidumbre. Ya no hay dudas sobre la confiabilidad de los datos, ni sobre su consistencia o completitud. Las capacidades de información de la organización se ven impulsadas y los usuarios notan que su rendimiento se multiplica. Pero, aunque Cognos TM1 facilita bastante la configuración, si se quiere reducir el tiempo de implementación y, sobre todo, si el objetivo es aprovechar todo el potencial de la herramienta, es recomendable contar con el apoyo experto de un aliado tecnológico.
Obtener las bases para la configuración y ejecución, que incluyen la creación de los cubos iniciales, la configuración de cuentas de usuario y los datos de mapeo / prueba es sólo el comienzo. Aunque hay otros aspectos a tener en cuenta, como:
- La planificación del proyecto Cognos TM1. Puesta en marcha y ejecución implican, al menos:
- La construcción de los cubos y la configuración.
- Las necesidades relacionadas con el mantenimiento del sistema y el desarrollo de nuevas normas.
- Una prioridad, la formación de los usuarios de negocio para desarrollar las habilidades adecuadas en el uso de Cognos TM1.
- La definición de alcance del proyecto. Hace falta tener claro el propósito de la iniciativa, y ello supone:
- Conocer las necesidades reales de la organización y saber plasmarlas en un plan de acción.
- Ajustar las expectativas a los recursos y las posibilidades, la construcción de algunas de las características más complejas requiere de mucha habilidad técnica y pueden no ser materias a considerar desde el inicio del proyecto, sino temas a tratar a medida que se vaya progresando.
- Marcar desde el principio los hitos, para poder llevar un control del avance de proyecto.
- La preocupación por la calidad de los datos. La implementación de Cognos TM1 debe hacerse en las mejores condiciones posibles. Para conseguirlo es preciso:
- Asegurarse de que los datos procedentes de los diferentes sistemas son de buena calidad.
- Prestar atención a la gestión de datos maestros.
- Implicar a los usuarios de negocio para que, con su participación se comprometan a este objetivo de sostenibilidad de la calidad de la información.
Y, una vez se da por concluida la implementación de Cognos TM1 es momento de hacer balance de nuevo. Hay que evaluar si el sistema cumple con las expectativas, si se nota el cambio a mejor en la profundidad y perspectiva el reporting, si es evidente la influencia del análisis y la colaboración en la función de presupuestación. Es importante confirmar que cada individuo tiene acceso a más información, más exacta y con mayor precisión, la que le permite tomar mejores decisiones, la que influye en el curso estratégico de la organización, la que impulsa los resultados y marca un antes y un después desde la llegada de Cognos TM1.
