El propósito de aplicar metrics a la presupuestación es asegurarse de que se logra el rendimiento deseado. Recoger métricas es la mejor manera de controlar la evolución de una variable a lo largo del tiempo, ver su desarrollo y entender sus fluctuaciones y a qué motivos responden. Cuando se definen las metrics y los indicadores que las evaluarán, se está llevando a cabo una importante labor de prevención. Sólo de esta forma será posible reaccionar a tiempo ante las desviaciones que se detecten.
Las métricas más comunes en este campo son las que tienen que ver con:
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Los plazos de tiempo: la ventaja de estas metrics es que, no sólo son fáciles de recoger, sino también extremadamente sencillas de interpretar. Su objetivo es vincular diferentes instantes o hitos en el tiempo.
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El progreso: aplicado al área de presupuestación, este tipo de métricas intentan reflejar la experiencia completa, alejándose de la expresión puntual que suelen representar las metrics. Su propósito está muy relacionado con el sentimiento y, precisamente ahí reside su dificultad, ya que para definir los indicadores que facilitarán su recogida es preciso contar con cierto nivel de conocimientos técnicos.
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La cantidad: es otra de las perspectivas informacionales más típicas y, por otra parte, necesarias, al habar de presupuestos. Son métricas muy sencillas de contextualizar y permiten realizar comparativas fácilmente, de forma que se mejora la precisión de la toma de decisiones.
- La eficacia: tienen que ver con las reglas de negocio y se estructuran en torno a calificaciones predefinidas, que ayudan a monitorizar una lista de control presupuestario.
Créditos fotográficos: istock Ridofranz
Metrics y reporting
Al igual que las métricas se introducen en el campo de la elaboración de presupuestos de una empresa, también lo hacen en otros campos. El resultado es una visión objetiva y fiable del funcionamiento y la evolución del negocio.
Esta perspectiva mejora la calidad de la toma de decisiones pero, antes de llegar a ese punto, sus beneficios se notan en la función de reporting. Las comunicaciones de la empresa son las primeras que resultan mejoradas gracias a la incorporación de metrics que permiten monitorizar el rendimiento de diferentes variables críticas.
En base a los indicadores definidos las métricas cumplen una importante función de:
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Eliminación de subjetividades.
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Normalización.
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Actualización.
Los usuarios experimentan un mejor control de los aspectos más importantes bajo su competencia y, a la vez, se minimiza el riesgo, ya que desaparecen las interpretaciones poco precisas, los errores humanos y los, desafortunadamente tan habituales, lapsos en las comunicaciones, que perjudican de igual manera al emisor y al receptor del mensaje.
Gracias a las métricas todos los usuarios de negocio acceden a información de calidad, fiable y con la seguridad de que se trata de datos exactos y representativos de la realidad. Eso sí, además de disponer de las herramientas de monitorización y recogida de datos adecuadas, es necesario hacer un esfuerzo previo que permita la elección de los indicadores más apropiados ya que, de lo contrario, las métricas perderían la relevancia que les da todo el valor.
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