Cuando decimos que una de las principales utilidades de las herramientas BI es la generación de informes y reportes, no estamos atribuyendo al Business Intelligence una facultad que a priori no le es exclusiva, sino afirmando que este tipo de actividades solo se pueden realizar de un modo inteligente contando con el apoyo de un entorno BI.
Por supuesto, podemos elaborar informes históricos sobre distintas actividades de la organización fuera del marco de la inteligencia de negocios; se ha hecho así antes de que las primeras soluciones Business Intelligence irrumpieran en la escena empresarial. Sin embargo, es indudable que las posibilidades que se abren en la elaboración de reportes personalizados en un contexto BI son prácticamente ilimitadas, especialmente si atendemos a algunas de las opciones más adecuadas para monitorizar el desempeño de procesos y su adecuación a la estrategia corporativa adoptada, como la planificación semanal de reportes para el control de operaciones clave.
La planificación semanal de reportes para la supervisión de la estrategia corporativa
La elaboración de informes y reportes contando con las herramientas adecuadas no conlleva mucho tiempo; se trata de una operación tan necesaria como rápida y sencilla, siempre que anteriormente y con la suficiente antelación se hayan previsto los objetivos, la naturaleza y el sentido del reporte. Es decir, siempre que se tenga clara la misión que el informe debe cumplir o, en otras palabras, siempre que se haya planificado adecuadamente el contenido del reporte.
La planificación de los informes y reportes, en cambio, sí requiere ciertas atenciones y esfuerzos para que estos cumplan con los cometidos que les son asignados. Planificar el contenido de un reporte exige, entre otras cuestiones, establecer sus objetivos y propósitos, determinar el origen de las informaciones y los datos que se expongan en él, de qué modo se procesarán los datos y prever otras cuestiones relativas a la presentación o visualización del reporte.
Una vez establecidos los parámetros que regirán la elaboración de los informes históricos necesarios, personalizados en función de los propósitos perseguidos (para lo cual los entornos BI ofrecen grandes ventajas), tenemos la posibilidad de automatizar su ejecución para agilizar las operaciones que de ellos dependan, especialmente las más trascendentales (como las que garantizan el correcto desempeño de la estrategia corporativa y la toma de decisiones en este sentido).
Lógicamente, la ejecución automática de informes y reportes históricos personalizados se puede programar con absoluta libertad y en función de los intereses particulares del departamento, área o cargo interesado en el reporte; sin embargo, entre todas las opciones posibles, la planificación semanal está especialmente indicada para el monitorizaje de procesos y actividades que pueden comprometer el desarrollo de la estrategia corporativa. Son varias las razones para ello, destacando sin duda el hecho de que, en un informe semanal, si bien se reflejan resultados a corto plazo permitiendo una reacción rápida para la corrección de errores e irregularidades, previene la toma de decisiones precipitadas que pongan en una situación crítica el desarrollo de la estrategia adoptada ante irregularidades detectadas en patrones analizados diariamente.
En resumidas cuentas, la planificación semanal automatizada de informes y reportes permite conocer el estado real y actualizado de ciertas operaciones clave de la organización, pero con la perspectiva suficiente para evitar los riesgos que conlleva la monitorización diaria de los mismos.
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