La previsión y la monitorización de los resultados que se incluyen y se reflejan en el informe de ventas son dos acciones que, cuando se retroalimentan, permiten optimizar el rendimiento de la estrategia empresarial. La opción preferible para obtener el máximo rédito de la complementariedad de sendos ejercicios es automatizar el informe de ventas con un cuadro de mando en el que toda la información disponible pueda ser accesible en todo momento y desde cualquier lugar.
El punto de partida de la previsión de ventas debe ser el mismo que en cualquier informe de ventas, con especial relevancia de los objetivos claros, realistas y detallados que se pretenden alcanzar en un periodo limitado. De un modo que se puedan discernir las alertas de las previsiones que no se ajusten a los mínimos deseables, aspectos en los que se debe mejorar; y las posibles oportunidades, siempre que no se pierda de vista el objetivo. Una vez adquirida la visión global del producto, la empresa y la situación del mercado, se pueden trazar hipótesis sobre la tendencia con que puede avanzar el resto del espacio de tiempo acotado.
Los informes de ventas, a día de hoy, muestran un nivel de datos muy detallado. Ofrecen una muestra de datos exhaustiva que se puede consultar de lo más específico a lo más general en ambos sentidos, lo que permite un abanico amplio de comparación de datos. Es necesario disponer de una organización sistemática clara para unificar, enriquecer y depurar la información trascendente en la toma de determinaciones.
Es indispensable que los datos sean visibles para poder analizar distintas perspectivas, equiparar situaciones o incluso reproducir escenarios simulados. La monitorización de resultados del informe de ventas respecto a los objetivos previos permite relacionar las ventas cumplimentadas con los objetivos que se habían previsto. Además, alerta de las posibles desviaciones respecto a las previsiones iniciales y refuerza la identificación de posibles oportunidades de mejora. El informe de ventas presentará su máxima utilidad, ya que se podrá articular alrededor de estos objetivos y de la situación real de la empresa en cada momento.
Por este motivo es indispensable una continua actualización de los resultados a monitorizar. El ciclo debe ser constante, y cuanto más asiduamente se realice más se optimiza la capacidad de control gracias a la visión de la situación real de la empresa en cada circunstancia. De aquí la premisa inicial: para poder actualizar los resultados con frecuencia es preceptivo disponer de un proceso de análisis automatizado, centralizado y optimizado mediante una plataforma que facilite el acceso a la información conveniente de una forma ágil teniendo en cuenta los criterios corporativos, que permita disponer de más integración entre procesos y colaboración entre usuarios, que garantice la calidad de la información y simplifique la autonomía para obtener y analizar información.
La sistematización de análisis de datos a gran escala permite aumentar la frecuencia del ciclo previsión-monitorización, lo que genera diligencia y convicción para tomar resoluciones oportunas y, al mismo tiempo, no perder la estela de los objetivos trazados en la previsión, con la posibilidad de detectar y corregir con celeridad las desviaciones y localizar las oportunidades para analizar si conviene aumentarlas manteniendo el control de la inversión).
