La razón de ser de los sistemas de gestión empresarial es extraer valor de la información, convertir datos en conocimiento, compartirlo y difundirlo a toda la organización, para que usuarios a todos los niveles puedan beneficiarse de esa inteligencia de negocio en forma de reporting. Para conseguirlo es necesario superar cuatro retos, un camino que resulta mucho más sencillo si se optimizan las capacidades de información de la organización.
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Los 4 retos a que los sistemas de gestión empresarial deben enfrentarse
Existen 4 desafíos cuya superación separa una empresa líder de las que van más rezagadas en su sector. Los sistemas de gestión empresarial se emplean para el reporting pero, en el proceso, es fácil que se cometan errores, siempre evitables, que vienen motivados por:
- Estacionalidad: muchos informes tienden a ser estacionales, se requieren de forma previa a fechas importantes, como puede ser la campaña de navidad o las rebajas de verano y, sin embargo, no hay que olvidar que no todos los clientes son igual de importantes ni tienen el mismo potencial. Lo único que debe parecerse es el fin, ya que todo informe debe ir encaminado a mejorar las relaciones con ellos.
- Limpieza de datos: las listas de proveedores y clientes a menudo contienen datos incorrectos, incompletos e inconsistentes. La limpieza de los datos es una parte importante del reporting, y requiere mucho tiempo del proceso pero no hay que prescindir de ella ya que, de hacerlo, los esfuerzos podrían estar mal enfocados y aumentaría la probabilidad de cometer errores difíciles de olvidar por la otra parte (sean clientes, proveedores o socios de negocio).
- Perspectiva: los informes tienden a mostrar poca amplitud de foco. No hay que olvidarse nunca de la competencia y, por eso, centrarse sólo en los propios resultados puede crear una falsa sensación de seguridad, especialmente si las cifras son buenas. Por eso, los sistemas de gestión empresarial deben, no sólo facilitar datos de diversas fuentes, sino integrarlos para evitar este tipo de problemas.
- Consistencia: las metodologías y procesos de preparación de datos pueden afectar a los resultados si no están normalizadas. Como resultado, pueden surgir problemas de falta de consistencia que deriven en la pérdida de credibilidad acerca de los resultados; el inicio de muchos inconvenientes que podrían haberse evitado a tiempo.
Empresas de todos los sectores en todo el mundo se enfrentan a una creciente complejidad, no sólo en sus relaciones con los competidores, clientes y proveedores sino también internamente (diversidad de unidades de negocio, estructuras matriciales y una base de empleados heterogénea). La forma de gestionarla tiene mucho que ver con las capacidades de información.
La gestión eficaz de la información fomenta comportamientos proactivos y valores compartidos entre todos los empleados en relación con:
A/ Cómo usar y compartir lo que saben con los demás.
B/ De qué forma se pueden desarrollar prácticas de procesamiento de información vinculados con las estrategias de negocio y las realidades del mercado externo.
C/ Cuál es la verdadera importancia de la alineación entre IT y negocio.
D/ Por qué ha de preverse la inversión en innovación, y no sólo orientar el gasto a los procesos y operaciones en funcionamiento.
La optimización del efecto del desarrollo de capacidades de información
Algunas empresas han desarrollado sus capacidades de información a lo largo del tiempo. Así lo demuestran sus resultados y la forma en que gestionan la información, el talento, los conocimientos y los sistemas de información.
Con la calidad y cantidad de información adecuadas, estas empresas detectan con éxito las oportunidades, reaccionan correctamente ante situaciones potencialmente complicadas y consiguen optimizar sus sistemas de gestión empresarial gracias a un planteamiento proactivo, que viene dado por cinco áreas clave:
- Estructura organizacional: hay que buscar la racionalización de los procesos, minimizando los niveles de gestión, facilitando la comunicación y tratando de mejorar el control. De esta forma se consigue que, a través de las capacidades de información, la empresa logre ser más flexible y ágil.
- Procesos: para lograr la eficiencia y eficacia que se persigue hace falta el soporte de una estructura organizativa adecuada, la coordinación de tareas entre las distintas funciones, la sustitución de los procesos físicos con los electrónicos y el planteamiento de una meta última compartida, como puede ser el aumentar los niveles de satisfacción del cliente.
- Personas: contando con los perfiles adecuados, es posible reducir el número de personas necesarias para lograr los mismos resultados de negocio deseados. Si además es posible que el procesamiento de la información sea menos costoso, gracias a la estandarización, a una buena elección tecnológica que garantice la accesibilidad y el autoservicio y a fomentar la importancia de la comunicación, dotando a la plantilla de los medios necesarios para ponerla en práctica (como, por ejemplo, las plataformas colaborativas); se evolucionará hacia una gestión más eficiente de los proyectos, un mejor control de las tareas funcionales y un claro aumento del rendimiento.
- Relaciones externas: relaciones externas con clientes, socios y proveedores se han vuelto cada vez más importante en la creación de una ventaja competitiva mediante la puesta en común de conocimientos y experiencias. Las capacidades de información desempeñan un papel integral en la mejora de la comunicación y la coordinación entre una empresa y sus socios externos. Cuando los sistemas de gestión empresarial son eficientes y están sincronizados, recopilar y analizar los datos de los clientes es más sencillo y rápido, por lo que también aumenta la velocidad a la que puede actuarse sobre esa información de manera eficaz, proporcionando una interacción más personalizada.
- Gestión financiera: las empresas que gestionan eficazmente la información son los que evalúan los riesgos de inversión, logran rendimientos óptimos, aprovechan sus posibilidades globales y pueden gestionar el balance de situación mejor que la competencia. Además de la eficiencia en la gestión, en este área es también muy relevante la frecuencia con que se llevan a cabo los análisis.
Comprender el valor de la información significa priorizar el desarrollo de de capacidades de información y no retrasar la implementación de los cambios que es necesario hacer en la organización, como respuesta al replanteamiento que se necesita, no sólo para mejorar, sino para poder superar a la competencia en los mercados más difíciles.
