La utilización del cuadro de mando depende en gran medida de los indicadores que se escojan para ser medidos. Establecer sobre cuáles de ellos se desea obtener métricas puede resultar complejo si no se prioriza desde el principio, en base a objetivos. Por eso, para una definición adecuada de los KPIs se suele aplicar el acrónimo SMART, ya que estos tienen que ser:
• eSpecíficos (Specific)
• Medibles (Measurable)
• Alcanzables (Achievable)
• Realista (Realistic)
• Medible en el Tiempo (Timely)
La correcta selección de los KPIs a considerar es una cuestión vital, ya que si se eligen indicadores incorrectamente o si se escogen unos indicadores incompletos (por ejemplo, seleccionando sólo medir los importes de venta, ya que este dato no te permite conocer si se cubren costes o no, si se está por encima o debajo de objetivos, etc.) la visión de la realidad obtenida estará distorsionada o, cuando menos, no encaminada al cumplimiento de los objetivos.
Cómo escoger los KPIs para el cuadro de mando
La elección de los KPIs se planteará en función de la visión que se quiera lograr. El enfoque de objetivo, el enfoque temporal y el operacional son los tres principales grupos a considerar a la hora de elegir esos indicadores que harán posible obtener una visión mucho más completa y detallada del negocio.
KPIs enfocados al progreso o la finalidad. Permiten disponer de una visión focalizada respecto a las métricas e información que afecta en mayor medida al éxito en una determinada área del negocio. Se basan en factores relativos a:
• Eficiencia: tanto en cuanto a ratios de realidad vs budget como en lo concerniente a realidad actual vs períodos anteriores.
• Económicos: que determinen los resultados de valores dinerales.
• Calidad: que consigan representar un resultado respecto a un estándar mínimo objetivo.
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KPIs enfocados a la temporalidad. Son fundamentales para las acciones a iniciar tras el proceso de decisión. Éstos pueden ser:
• KPIs históricos: representan lo que ha ocurrido en el pasado inmediato o histórico.
• KPIs en tiempo real: monitorizan resultado de procesos operacionales y lanzan alertas online.
• KPIs predictivos: proyectan resultados futuros sin cambio de parámetros actuales (forecast).
• KPIs de simulación: permiten visualizar la proyección de posibles resultados de futuro en función de patrones de comportamiento actual e histórico.
KPIs operacionales. Son los que se plantean desde el punto de vista de los distintos departamentos y áreas, como:
• Financiero
• Clientes/mercado
• Procesos Internos
• I+D / RRHH
En cualquier caso, independientemente de la naturaleza de los indicadores que se elijan, los datos que éstos nos ofrezcan deben aportar valor, deben ser útiles para mejorar y para detectar a tiempo pérdidas de alineación con la estrategia de la empresa, y por eso siempre se deben enfocar hacia los objetivos garantizando un entorno de visión única.
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