Esta fase se centra en la comprensión de la orientación estratégica de la organización, vinculada al marco general de las cuatro perspectivas (financiera, mercado/clientes, procesos internos e I+D). Por eso mismo, ésta es la fase más difícil de todo el proceso de implantación de un cuadro de mando integral ya que, por una parte supone el inicio de una actividad que puede implicar ver las cosas de forma diferente a la que se está acostumbrado, ahondando en conceptos como:
- Las relaciones con el cliente.
- El aprendizaje organizacional.
- Conceptos de índole financiera.
Cuadro de mando integral y estrategia: la importancia del enfoque
Por otro lado, el mismo giro estratégico que conlleva el proceso de transformación en el cual pueda estar inmerso el uso del cuadro de mando integral como metodología de implantación de estrategias y sistema de gerencia, implica algunas veces importantes cambios de enfoque personal y profesional:
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Conlleva una necesidad de análisis profundo.
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Supone el inicio de un diálogo continuo alrededor de los aspectos estratégicos organizacionales.
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Se traduce en la confrontación de elementos culturales y prácticas gerenciales y operacionales, dependiendo de la conveniencia de los diferentes miembros del tren ejecutivo y del equipo guía del proceso.
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Se plantea como un reto, a la hora de valorar las diferencias y aprovecharlas para construir la mejor alternativa para el nuevo esquema de operación del negocio.
El cuadro de mando integral debe, por tanto, reflejar la estrategia como resultado de una traducción de la visión en objetivos estratégicos de la organización enlazados en un modelo causa - efecto. Independientemente del tipo de organización, se generarán conversaciones que nutrirán las diferentes perspectivas, desembocando en estrategias distintivas, que sustentarán el futuro de la organización y serán la manifestación:
- Del pensamiento estratégico del equipo ejecutivo de la misma.
- De su alineación con los objetivos globales de la corporación a la que pertenezcan.
Requisitos para la correcta ejecución de la primera fase
Cuando se pone en marcha el proyecto de cuadro de mando integral, el esfuerzo organizacional comienza desde el día uno pero implica un trabajo previo en el que se recopile toda la información que ha de utilizarse en etapas posteriores, como planes y otros documentos sobre estrategia existentes en la organización; pero también se necesita poner en común esa experiencia ("know how") de miembros del equipo guía, principalmente, quienes probablemente conocen a fondo el planteamiento estratégico de la organización.
Los requisitos para completar esta primera fase, que pone a la organización en el camino de la implementación del cuadro de mando integral, serían:
• Sistema de calidad de datos y diccionario de datos: para garantizar la fiabilidad y consistencia de la información en un entorno de visión única.
• Sistema de business intelligence (BI) consistente y robusto: que dé fortaleza al cuadro de mando integral.
• Sistema presupuestario de operaciones e inversiones: que habrá de estar integrado con el Sistema de BI para analizar tanto desviaciones como proyecciones.
• Orientación estratégica, orientación de gestión o cuadro de mando integral de la organización de jerarquía superior: que evitará desajustes.
• Identificación de los informes de analistas del sector que se consideren necesarios: que consolidarán la construcción de la visión global.
Definiendo la orientación estratégica de la organización: el método a seguir en la primera fase
Tras la confección de distintos cuestionarios, se buscará captar el pensamiento estratégico del equipo ejecutivo, focalizándolo en los puntos más relevantes que hayan surgido en conversaciones previas con el equipo guía.
Este equipo, junto con el equipo experto, se encargarán entonces de ejecutar las entrevistas a la alta dirección. A su disposición tendrán distintas herramientas como talleres, dinámicas de grupo o brain storming; en definitiva, se trata de entrar en la mente de cada uno de los directivos para poder entender cuál es el camino que, desde su punto de vista, debe seguir la organización.
La modelación requerirá que el equipo guía realice talleres individuales y sesiones separadas para cada perspectiva con especialistas que ayuden a identificar sus probables objetivos e indicadores. Será necesario contar con apoyo técnico, especialmente a la hora de determinar la distancia entre el estado deseado y el estado actual, en relación con los indicadores clave que se definan en cada perspectiva.
Posteriormente habrá un trabajo de reflexión, en el que se debe tratar de aunar las diferentes ideas en una visión única, que concentre el valor que cada individuo aporta al proyecto. Estos elementos serán usados por el equipo guía para trabajar la arquitectura del cuadro de mando integral, secuencialmente en cada perspectiva, apoyándose en los especialistas técnicos que se requiera.
Hecho esto, el equipo establecerá el modelo causa - efecto preliminar que se discutirá en sesiones individuales de validación con cada uno de los miembros del equipo ejecutivo a través de las entrevistas ejecutivas, siendo de decisiva importancia el papel del líder, sobre todo en lo concerniente a establecer un consenso preliminar entre los miembros del equipo ejecutivo.
