Los scoreboards (o cuadros de indicadores, cuadros de resultados, tableros de medición...) son elementos del Business Intelligence asociados a una herramienta fundamental para la implementación y el desarrollo de cualquier estrategia corporativa integrada en un entorno de inteligencia de negocios: el Cuadro de Mando Integral, o CMI.
Los CMI han sido los protagonistas, en numerosas ocasiones, de posts y guías elaboradas para dar a conocer al lector la importancia capital de esta potente herramienta BI, por lo que hoy no ahondaremos en la definición de los cuadros de mando integral, dando la referencia para ello de la guía 12 claves para la definición de un Cuadro de Mando Integral, con interesante información para entender qué es el CMI, saber cómo fijar objetivos para el análisis de la estrategia corporativa o descubrir los mejores indicadores de desempeño a implementar en el cuadro de mando según las necesidades específicas de cada organización.
En esta ocasión, nos centraremos en analizar los scoreboards, como decíamos al empezar, elementos clave en un entorno BI que debemos aprender a definir, gestionar y automatizar para optimizar la monitorización del desempeño de la estrategia corporativa a través del CMI.
Scoreboards: cómo definir, gestionar y automatizar el cuadro de indicadores
El cuadro de indicadores es aquél que nos permite visualizar información sobre el desempeño de actividades y procesos de la compañía en función de los indicadores dispuestos en el CMI para ello; es, en realidad, el tablero en el que se reflejan los indicadores KPI que nos permitirán monitorizar resultados bajo las distintas dimensiones o perspectivas del cuadro de mando.
Las plataformas Business Intelligence más versátiles y potentes del mercado permiten no solo definir los indicadores que se representarán en los scoreboards, sino además gestionarlos en función de los resultados obtenidos, otorgando una mayor importancia a unos y relegando a un papel secundario a otros, según las necesidades impuestas por el desempeño del negocio y el entorno que lo condiciona en cada momento.
Para gestionar correctamente los KPI debemos tener en cuenta sus posibles naturalezas, que básicamente podemos resumir en dos, interoperables y convergentes, y que a su turno establecen 4 tipos principales de indicadores:
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KPI primarios y secundarios: los indicadores primarios son los establecidos para monitorizar el desempeño integral de la actividad de negocio. Por ello, es habitual que se establezcan, a lo sumo, 4 o 5 KPI primarios, a su vez compuestos por un anillo de indicadores KPI secundarios. Los KPI primarios permiten conocer el estado general de la organización y el nivel de desempeño de la estrategia corporativa adoptada, tremendamente útil para directivos y gerentes, o para mostrar e informar a inversores y accionistas sobre el rendimiento de sus inversiones. Sin embargo, para monitorizar el día a día de la compañía, el desempeño de procesos clave específicos o actividades departamentales concretas, es necesario desarrollar estos indicadores primarios configurando un árbol de dependencias con indicadores secundarios que responsan a estas necesidades de monitorización.
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Indicadores cualitativos y cuantitativos: como su nombre indica, usan valores y magnitudes de tipo cualitativo o cuantitativo según la perspectiva adoptada, o el proceso/actividad a monitorizar.
Como avanzábamos, ambas naturalezas operan y convergen entre sí (es decir, podemos encontrar indicadores primarios de tipo cualitativo o cuantitativo, y así sucesivamente), estableciéndose indicadores de una u otra índole según las necesidades concretas y específicas de cada organización.
Sin embargo, si algo resulta común para todo tipo de organizaciones es la conveniencia de automatizar los scoreboards, es decir, hacer que los cuadros de indicadores o resultados muestren la información requerida automáticamente, sin tener que definir los parámetros del muestreo en cada ocasión.
Para automatizar un scoreboard (los requerimientos técnicos los dejaremos hoy a un lado, dado que estas dependen de las especificidades de cada plataforma o software BI) sacando el máximo partido y las ventajas que nos ofrece —recordemos: reducción de riesgos, optimización del tiempo, aprovechamiento de oportunidades... entre muchas otras—, debemos definir las prioridades estratégicas y los objetivos a monitorizar en primer lugar, algo que dependerá del cargo, las actividades y el grado responsabilidad de cada usuario miembro de la organización. Por ello, es vital que en la definición de los indicadores KPI participen los miembros de la compañía sobre los que recaigan las responsabilidades de gestión y monitorización del desempeño, para que en el momento de automatizar el scoreboard y el muestreo de resultados los indicadores oportunos estén disponibles y operativos.
Para profundizar en la automatización de indicadores, nos remitimos de nuevo a la guía sobre el Cuadro de Mando Integral mencionada al comienzo del post recordando que, como el resto de los recursos formativos relacionados en este blog, está disponible completamente gratis.
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