Sobran los motivos para considerar al Cuadro de Mando Integral (CMI) el centro neurálgico de cualquier entorno Business Intelligence, y más concretamente como la espina dorsal del desarrollo de toda estrategia corporativa.
Campo base para la monitorización de operaciones clave, la consideración del CMI como herramienta de gestión eminentemente estratégica, pese a ser correcta, puede ocultar ciertos matices de gran importancia en el desempeño de sus funciones; por ejemplo, su importancia como herramienta de gestión del conocimiento.
Sabemos que una de las funciones del CMI es apoyar la toma de decisiones con datos e informaciones relevantes para el desarrollo de la estrategia corporativa. Bien. Entonces, y aunque no se mencione tan a menudo, implícitamente aceptamos que entre la gestión de los datos y las informaciones, y la consiguiente toma de decisiones media un paso ineludible: la obtención de conocimiento, una pieza clave en los engranajes de la inteligencia de negocio.
Un conocimiento susceptible de alimentar, a su vez y en distintos formatos, fondos de documentación como bibliotecas, hemerotecas y mediatecas de distinta índole; fondos documentales que, por supuesto, cuando adquieren una cierta envergadura también deben ser correctamente gestionados para que el conocimiento que albergan sea aprovechado en el futuro.
La importancia del Cuadro de Mando en la gestión documental
Existe un dicho en el área de la gestión documental que ilustra perfectamente la necesidad de dotarse de una buena gestión de archivos: «un documento mal archivado es un documento perdido». Conocimiento perdido, al fin y al cabo.
Dado el creciente volumen de documentos que conforman las bases de conocimiento de cualquier institución o empresa, la gestión documental (o lo que es lo mismo en este caso, la gestión del conocimiento) deviene un asunto crítico. Una cuestión que requiere deshacer el camino andado para conformar cualquier fondo, extrayendo del mismo datos e informaciones relevantes que deberán, de nuevo, ser estructurados y gestionados para generar un nuevo tipo de conocimiento, algo muy semejante a lo que podríamos llamar conocimiento del conocimiento.
No es de extrañar, por todo ello, que cada vez más departamentos, instituciones y organizaciones encargadas de gestionar adecuadamente bibliotecas, fondos documentales y archivos de conocimiento recurran a herramientas del Business Intelligence para cumplir su cometido. Y entre estas herramientas, sin duda, el CMI ocupa un lugar destacado.
Diseño del CMI para la gestión de bibliotecas y fondos documentales
Esencialmente, el diseño y la implementación de un Cuadro de Mando Integral para monitorizar operaciones de biblioteconomía y documentación mantiene grandes similitudes con el diseño de un CMI para cualquier otra actividad empresarial o de negocio:
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En primer lugar, es necesario definir la visión y la misión de la organización con las cuales todos los miembros de la misma, especialmente los cargos directivos y gerentes, deberán comprometerse.
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Tras ello, se debe diseñar una estrategia, concretar objetivos específicos y metas alcanzables.
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Una vez dispuesta la visión y la estrategia, se deberán seleccionar los indicadores KPI más adecuados.
No debemos olvidar que la selección de indicadores clave de desempeño es una tarea fundamental para la correcta monitorización de procesos y actividades críticas para el desarrollo de la estrategia, un asunto clave a la hora de afrontar retos y aprovechar las nuevas oportunidades de crecimiento.
En biblioteconomía y gestión documental, la consideración de las 4 perspectivas del CMI también permite visibilizar los principales retos a afrontar:
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Perspectiva del cliente o usuario: en un escenario de creciente competencia (también en la gestión de fondos documentales), la imagen de la organización y la satisfacción del usuarios son aspectos clave a considerar.
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Perspectiva financiera: una de las grades dificultades que actualmente afrontan bibliotecas, archivos y fondos de documentación están relacionadas con su financiación. Atraer nuevos patrocinadores e inversores debería figurar entre los primeros puntos de la agenda de cualquier gestor de documentos y archivos.
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Perspectiva de procesos internos: nos permite lidiar con uno de los mayores riesgos que afronta la actividad archivística, el anquilosamiento. La renovación y la constante actualización del conocimiento obligan a dotarse de procesos y actividades que garanticen una correcta rotación de la bibliografía y los fondos, y una óptima accesibilidad a los mismos.
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Perspectiva de crecimiento y aprendizaje: proponer, desempeñar y evaluar actividades anexas a la misión principal de la organización o el departamento de archivo es fundamental para lograr crecer y expandir su influencia en el sí de cualquier organización, o entre el público al que se ofrecen sus servicios. De la consideración de las actividades bajo esta perspectiva pueden salir propuestas como la organización de círculos de lectura, la prestación de aulas para el trabajo cooperativo, la organización de eventos infantiles... todo aquello que propicie un crecimiento, una ampliación de las actividades propias del organismo gestor y que, a la vez, se preste a ser monitorizado desde el CMI.
Para ampliar esta información, recomendamos la guía gratuita 12 claves para la definición de un Cuadro de Mando Integral, con información básica y avanzada para diseñar e implementar un CMI en cualquier entorno, también (por supuesto) en entornos de gestión documental y bibliotecas.
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