El sistema presupuestario de una compañía, como sabemos, está formado por el conjunto de presupuestos que describen las respectivas dotaciones económicas con las que cada área corporativa deberá afrontar el próximo ejercicio contable. Un elemento fundamental para el devenir de la corporación, la responsabilidad última del cual recae sobre las espaldas del director financiero y del equipo humano que integra el departamento que lidera.
Los principales retos que presentan los ciclos presupuestarios
El director y su equipo financiero deben asumir retos importantes a la hora de definir y consensuar los presupuestos de la organización, unos retos que cobran dimensiones verdaderamente críticas si tenemos en cuenta que de ellos dependerá el correcto funcionamiento, la autonomía, la libertad de movimientos y las perspectivas de crecimiento de cada departamento o área durante todo el completo ciclo contable que se abre ante ellos.
Podemos enumerar algunos de los principales restos que afronta el departamento financiero de una compañía agrupándolos bajo las siguientes consideraciones:
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El tener que trabajar a contrarreloj: la elaboración de presupuestos requiere grandes cantidades de tiempo y esfuerzo, una inversión que se incrementa notablemente durante el necesario periodo de negociación que se abre, tras formular su propuesta, con los respectivos responsables de las distintas áreas y departamentos sujetos a dichos presupuestos.
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La necesidad de basarse en elementos de predicción: la única referencia objetiva con la que cuentan son los históricos de los presupuestos anteriores, algo difícil de manejar cuando las perspectivas de crecimiento de la empresa sugieren la conveniencia de tener que incrementar ciertas partidas presupuestarias, o en caso contrario, cuando la situación financiera de la organización obliga a realizar recortes más o menos drásticos, con resultados y consecuencias difíciles de prever.
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El alejamiento y la desconexión del director financiero y de su equipo de los procesos y las actividades que se llevan a cabo en las distintas áreas de la compañía no permite disponer de una intuición suficientemente clara ni fundamentada para elaborar los presupuestos pertinentes, con lo que pierden un importante elemento de apoyo para llevar a cabo este proceso.
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La responsabilidad que asumen el director financiero y su departamento eleva los niveles de estrés a índices críticos cuando los resultados no se ajustan a las previsiones.
Estos retos se pueden afrontar de un modo adecuado, en primer lugar, si se agrupan correctamente distinguiendo distintas áreas de responsabilidad, descargando peso y gravedad de los hombros del equipo financiero y dirimiéndolos entre los correspondientes cargos y departamentos implicados.
Sin embargo, esta medida exige un alto grado de definición de las directrices a seguir, un sólido sistema de canales de comunicación interdepartamental y un centro de decisión desde el que se distribuya la información y donde se recojan las distintas propuestas e inquietudes, algo que obliga necesariamente a contar con las adecuadas herramientas de inteligencia de negocios, correctamente implementadas e integradas en el esquema funcional de la organización.
Además, debemos tener en cuenta que no estamos hablando únicamente de sistemas presupuestarios, sino de ciclos presupuestarios, con lo que se añade un factor más a tener que considerar a la hora de implementar soluciones BI que ayuden a afrontar los retos descritos anteriormente: la revisión y evaluación de los históricos, es decir, de los datos históricos que se acumulan en cada uno de los ciclos presupuestarios llevados a cabo con anterioridad.
La solución Business Intelligence que presenta la plataforma IBM Cognos permite afrontar con la máxima eficiencia los retos que presentan los ciclos presupuestarios, simulando y analizando distintos escenarios posibles en función de los datos contenidos en la data warehouse y aplicando sofisticadas herramientas de análisis predictivo, y elaborando los reportes necesarios desde el cuadro de mando integral para una correcta planificación y una presupuestación lo más ajustada posible a las necesidades reales de la corporación.
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