Cuadro de mando y cuadro de mando integral no son términos sinónimos. Pese a que en el idioma inglés ambos conceptos suenan de forma bastante diferente, dashboard y balanced scorecard, respectivamente, la similitud de sus nombres en español puede llevar a error. Para experimentar todas las ventajas de su uso, hace falta conocer los componentes y tener claros los puntos divergentes entre ambos tipos de herramientas.
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Principales diferencias entre el dashboard y el cuadro de mando integral
Las diferencias entre ambos instrumentos se hacen evidentes ya desde el proceso de diseño. Si el cuadro de mando integral se ocupa de mapear objetivos de negocio, definir y alinear los KPIs con aquéllos y terminar definiendo un plan de acción; en el caso del cuadro de mando se trata de identificar las metas específicas y las métricas que se emplearán y diseñar una interfaz visual que permita hacer un seguimiento regular del rendimiento.
El cuadro de mando cumple la misión de monitorizar el rendimiento de la organización, su progreso (de ahí la necesidad de acceder a las métricas en tiempo real). Se podría asimilar al funcionamiento de los mandos dispuestos en el salpicadero de un coche, que permiten a los conductores, a la vez que avanzan y con el vehículo en marcha, comprobar su velocidad, nivel de combustible y temperatura del motor de un vistazo.
- Está vinculado directamente a los sistemas que capturan eventos a la vez que suceden.
- Advierte a los usuarios a través de alertas o notificaciones de excepción cuando el desempeño se desvía de los objetivos fijados.
Por su parte, el cuadro de mando integral se usa para la gestión del rendimiento empresarial (por eso sólo necesita una actualización periódica, por ejemplo programada sobre una base semanal o mensual). Permite comprobar la marcha del progreso hacia los objetivos. La percepción común de un cuadro de mando, por el contrario, es que muestra las instantáneas periódicas de desempeño asociados a los objetivos y planes estratégicos de la organización.
- Mide actividades de negocios a nivel de resumen contra objetivos predefinidos.
- Ayuda a determinar si el rendimiento está dentro de los rangos aceptables.
- A través de la selección de los indicadores clave de rendimiento ayuda a los ejecutivos comunicar la estrategia.
- Facilita el foco en las tareas de mayor prioridad en relación a la visión general.
El dashboard informa a los usuarios de lo que están haciendo y el cuadro de mando integral les dice lo bien que lo están haciendo.
Componentes del dashboard y el cuadro de mando integral
A pesar de que, en definitiva, tanto dashboard como balanced scorecard se ocupan, de una forma u otra de aportar información sobre el rendimiento, sus diferentes objetivos de gestión o su modo de monitorización hacen que también sean diferentes los formatos de ambos y sus componentes.
Un cuadro de mando integral requiere de un formato más prescriptivo, por eso no pueden faltarle los siguientes elementos, que ayudan a asegurar que el balanced scorecard está intrínsecamente ligado a las necesidades estratégicas críticas de la organización:
- Perspectivas: planteadas como agrupaciones de áreas estratégicas a un alto nivel.
- Metas: expresando la visión que hay detrás del plan estratégico.
- Métricas: que provienen de los indicadores clave de rendimiento definidos.
El diseño del cuadro de mando está bastante abierto a la interpretación. La mayoría de los cuadros de mando se basan en una serie de gráficos, tablas, medidores u otros indicadores visuales que un usuario ha elegido para supervisar (la personalización es importante a la hora de maximizar la eficiencia). Entre estos indicadores, algunos pueden ser de importancia estratégica, pero no es un requisito indispensable.
El uso del cuadro de mando y del cuadro de mando integral
La forma en que el usuario de negocio utiliza el cuadro de mando y el balanced scorecard también es distinta. En lo que respecta al cuadro de mando:
1. Se emplea para calcular y monitorizar el rendimiento de los procesos en distintas áreas, gracias al establecimiento previo de indicadores, que generan métricas.
2. El cuadro de mando operativo muestra los datos en forma de gráfico, diagrama o indicador, dependiendo del modo en que se haya personalizado.
3. Si el rendimiento del proceso no está en el nivel normal, una alerta asociada al dashboard generará la notificación correspondiente para alertar al responsable.
4. El responsable último deberá analizar las causas de la desviación para identificar y solucionar el problema de una manera oportuna.
Mientras que en el cuadro de mando integral:
1. El mapa de estrategia presenta los objetivos de negocio.
2. El usuario ejecuta el plan de acción que está alineado con el objetivo de negoco específico y lo mide, comparándolo con los indicadores clave de rendimiento seleccionados.
3. A la vista de los datos, está en dispisición de tomar acción.
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