Los sistemas de gestión empresarial son bases de datos informatizadas y programada de tal manera que producen informes periódicos sobre las operaciones, a todos los niveles de la gestión, de una empresa. Además del reporting rutinario, también es posible lanzar consultas al sistema para obtener informes especiales; ya que, el objetivo principal de los sistemas de gestión empresarial es proporcionar a la gerencia la retroalimentación necesaria sobre su propio desempeño, para dotarles de una visión clara de la empresa en su conjunto que les permita un mejor control.
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Cómo funcionan los sistemas de gestión empresarial
1. La información mostrada por los sistemas de gestión empresarial normalmente muestra los datos reales, que se cotejan con los resultados previstos en el planning y los obtenidos en el ejercicio anterior.
2. Se podría decir que los sistemas de gestión empresarial se ocupan de medir el progreso contra las metas.
3. Para poder mostrar esta perspectiva el sistema recibe los datos de las distintas unidades de negocio de la empresa, quedando representadas en él todas las funciones. Esta recogida se debe llevar a cabo de forma, preferiblemente, automatizada.
4. Los datos recogidos se plasman en informes rutinarios pre-programados y se ejecutan a intervalos periódicos o bajo demanda.
5. La información más específica puede obtenerse utilizando lenguajes de consulta integrados, a solicitud de los interesados.
6. Si los sistemas de gestión empresarial son más sofisticados, también pueden emplearse para supervisar y monitorizar el desempeño de las acciones de la empresa.
El gran desafío de los sistemas de gestión empresarial
Los sistemas de gestión empresarial representan la automatización de la presupuestación y el reporting a nivel de empresa para lograr un mejor seguimiento del negocio. Sus orígenes datan de los primeros años del siglo pasado, aunque parezca increíble, ya que estos sistemas tienen raíces en las tarjetas perforadas de IBM. Cada tarjeta era el equivalente a un registro de base de datos con diferentes campos y la grabadora de datos de la compañía informática permitía conservar dichos registros en el tiempo.
Este formato de tarjetas no desapareció por completo hasta la década de los 70, cuando fue sustituido por medios magnéticos de almacenamiento (cintas y discos). En las siguientes décadas, los cambios se sucedieron logrando que, dentro de las empresas, las principales áreas funcionales desarrollasen sus propias capacidades equivalentes a sistemas de gestión de la información.
Hoy día, los sistemas de información empresarial, por supuesto, siguen haciendo su trabajo, pero su función es ahora más de alimentación de datos, por lo que su principal reto es la integración. Este desafío se ha planteado precisamente por el modo en que este tipo de sistemas han evolucionado, fomentando los silos departamentales.
La única solución posible, para recuperar la funcionalidad original de los sistemas de gestión empresarial optimizada gracias a las nuevas tecnologías y a las peculiares características del escenario actual, en lo que respecta a la información y su acceso; pasa por establecer una función de gobernanza adecuada, que integre los esfuerzos de los diferentes usuarios y departamentos a lo largo de la organización para, en vez de dividir, cohesionar y fortalecer así el potencial del dato corporativo.
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