La competitividad actual en el sector corporativo lleva a que sea cada vez más fundamental adoptar herramientas de trabajo que permitan alcanzar el máximo rendimiento en la empresa. Optar por herramientas Business Intelligence se convierte en una tendencia más popular para evaluar y administrar datos analíticos. La presupuestación y el reporting se benefician de esta tendencia al convertir las cifras más complejas y las estadísticas más exhaustivas en una serie de datos que son más fáciles de entender. De esta manera los directivos no tienen que complicarse perdiéndose entre multitud de datos y se pueden concentrar en aquello que de verdad necesita su atención. Las nuevas soluciones BI están abriendo un amplio abanico de posibilidades en las empresas.
Para una mejor aplicación de estos recursos se puede optar por dos estrategias distintas:
- Con el uso de un almacén de datos
- Mediante un programa ISV (Independent Software Vendor, o proveedor independiente de software en español)
Dos opciones con éxito garantizado
El almacén de datos físico es una de las opciones más demandadas debido a la flexibilidad que proporciona. Pueden dar cabida a tantos tipos de información como sea necesario y gestionar su entrega con facilidad. Desde estos sistemas de almacenamiento la información se envía a las bases de datos y los informes llegan con suma rapidez. En el reporting es una muy buena estrategia hacer uso de este sistema para simplificar el trabajo y agilizar los procesos de la forma más beneficiosa para la empresa.
Por su lado, el uso de programas ISV da la opción de realizar el reporting en vivo, partiendo del sistema contable de la empresa. La principal ventaja de optar por esta estrategia se encuentra en aumentar más aún la velocidad del proceso en tiempo real, extrayendo los datos del sistema ERP para después dividirlo en una serie de informes mucho más fáciles de leer.
Elegir el mejor software
A la hora de plantear un presupuesto en la creación de un sistema Business Intelligence, hay que tener ciertos aspectos en consideración. La elección de software adecuado es fundamental. Esto dependerá del que resulte más propicio para el negocio, dependiendo del sector y presupuesto del que se disponga. Es imprescindible que el software elegido proporcione los datos más actualizados, información exhaustiva y precisa para poder tener control sobre el rendimiento de la empresa.
Uno de los factores que hay que valorar en la elección de uno de los programas posibles es el formato a través del cual se accede a él. Si se opta por un sistema basado en formato Excel, aunque tradicional y muy extendido, es posible que se produzca un efecto bloqueante al no poder acceder a los datos desde determinados lugares. En contraposición a esto, los sistemas basados en web permiten un acceso más dinámico y flexible, siendo solo necesario tener una conexión a Internet para acceder a ellos.
Pero la sencillez del formato Excel puede tratarse de una ventaja para numerosas empresas que no quieren complicar a sus empleados con el aprendizaje de nuevos métodos web. Aún así, se trata de un aprendizaje que puede tener beneficios positivos a corto y largo plazo, como que varias personas dispongan de la capacidad para acceder a los mismos archivos estando en lugares distintos.
La variedad de opciones en cuanto a herramientas Business Intelligence abre un amplio abanico de recursos en las empresas a la hora de plantear este requisito. Teniendo en cuenta las exigencias de cada empresa se puede confiar en un tipo de herramienta a diferenciar por su tipo de distribución entre diversas variantes:
- Herramientas gratuitas de código abierto
- Herramientas comerciales de código abierto
- Herramientas propietarias gratuitas
- Herramientas propietarias comerciales
Profundizar en la situación específica de la empresa, en las necesidades de la misma en cada momento y determinar qué tipo de herramienta BI es más recomendable en cada caso se trata de uno de los pasos importantes en cuanto a la forma en la que se aplica el business intelligence al entorno corporativo. Pero antes de tomar una decisión siempre hay que tener en cuenta los distintos factores que juegan parte en la elección y valorar qué puede ser más relevante y positivo para el beneficio de la compañía. A partir de aquí es fácil determinar qué opciones de BI pueden llegar a resultar más trascendentales.
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