Inversiones, ventas, adquisiciones, fusiones, expansión de mercado o cambios en la organización, su gestión o infraestructura son algunas de las situaciones que impulsan la toma de decisiones empresarial. Detrás de cada uno de estos procesos en los que se plantean todas las posibilidades, se desechan las alternativas menos interesantes y se escoge una y sólo una de las opciones viables, la que se considera que tiene mayores probabilidades de éxito; se encuentra la necesidad de un respaldo objetivo, consistente y fiable, que sólo los datos de calidad pueden dar.
Créditos fotográfico: istock Nomadsoul1
Es cierto que una decisión se puede tomar en una décima de segundo, al final todas se reducen a un "stop" o a un "adelante", pero detrás de las buenas decisiones hay siempre:
- Un esfuerzo por comprender la realidad, la del negocio y todas las circunstancias que lo rodean.
- Un análisis de variables, que se practica desde la perspectiva que da la visión global y única.
- Un nivel de tolerancia al riesgo, que determina hasta dónde se puede llegar.
El reporting y las cotizaciones son herramientas habitualmente empleadas en los procesos de toma de decisiones, especialmente cuando se trata de aspectos de importancia estratégica, que requieren de una rápida determinación o en los que se involucran distintos socios de negocio o usuarios de diferentes áreas dentro de la organización. Y, precisamente por su asiduidad, deben ser controlados con mayor cuidado.
Informes, Excel y toma de decisiones: un equilibrio difícil de mantener
Comparativas, predicciones, análisis what if o simulaciones son algunos de los métodos que apoyan a la generación de informes, o la presupuestación, cuando se orientan a la toma de decisiones de negocio. Sin embargo, por innovadoras que sean las soluciones de software que se utilizan, precisos los métodos empleados en el proceso decisorio y expertos los profesionales encargados de escoger la mejor opción para el futuro de la organización, siempre habrá un punto débil, que coincide con el activo más valioso de la empresa: sus datos.
Y es que la forma de trabajar los datos, los modos empleados para su recogida, almacén, mantenimiento o procesamiento se ha adaptado a los recursos disponibles sin evaluarlos o contrastarlos con las verdaderas necesidades de negocio. Un ejemplo de ello es la proliferación de hojas Excel multifunción que, igual se usan para dar formato a la planificación anual, que para recoger datos sobre los clientes o para servir de punto de partida para el análisis.
El problema es que esta herramienta no fue concebida ni para cubrir las necesidades estratégicas de negocio, ni para dar soporte a la toma de decisiones en entornos complejos ni mucho menos para soportar los volúmenes de datos que se precisan hoy día para cualquier operación rutinaria.
Por eso, cuando la presupuestación, el reporting y, en definitiva, la toma de decisiones se basa en Excel comienzan a surgir problemas relacionados con su falta de consistencia, que se pone de manifiesto en los siguientes aspectos:
- Lagunas, duplicidades, errores en fórmulas, eliminación de columnas o filas, enlaces perdidos o cambios en el orden de las pestañas.
- Errores de consolidación, que responden a una sobrecarga fruto del trabajo en múltiples hojas Excel simultáneamente.
- Fallos humanos en la introducción de datos que son pasados por alto y muy difíciles de detectar y reparar.
- Selección del Excel erróneo, por estar desactualizado, hacer referencia a otros parámetros que no son los buscados o supeditarse a un área distinta de la que requiere la información.
- Dificultades a la hora de ejercer un control efectivo sobre el contenido de los Excel, promover su actualización o llevar a cabo una comprobación de las fórmulas o datos que presentan. En otras palabras, introducir voluntariamente la falta de fiabilidad en la toma de decisiones, como una variable más.
Post relacionados:
