Los sistemas de gestión empresarial son el conjunto de políticas, prácticas, procedimientos y procesos utilizados en la elaboración e implementación de estrategias, su ejecución, y toda la actividad de gestión asociada. Las empresas utilizan actualmente sistemas de información a todos los niveles de operación para recoger, procesar y almacenar datos, optimizando las operaciones diarias del negocio.
Necesidad de automatización en los sistemas de gestión empresarial
Un sistema de gestión empresarial automatizado, al igual que uno manual, también basa su funcionamiento en datos.
Los recoge, los almacena, los procesa y los analiza. Sus ventajas son:
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Hacer que sea posible almacenar inmensas cantidades de información.
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Evitar los errores típicos de los registros manuales.
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Multiplicar la profundidad del análisis, mediante cálculos y comparaciones que serían prácticamente imposibles en un sistema manual.
La tecnología juega un importante papel en la gestión de las empresas hoy día y este tipo de sistemas son una buena prueba de ello; en especial desde la explosión big data, que ha puesto de manifiesto la necesidad de trabajar con grandes volúmenes de información para cualquier tipo de negocio, independientemente de su sector de actividad, tamaño o características individuales.
Estructura de los sistemas de gestión empresarial
El objetivo de los sistemas de gestión empresarial es proporcionar información de calidad a los usuarios en forma de informes y simulaciones de modelos matemáticos que les ayudan a predecir el futuro y decidir en consecuencia.
Para lograr sus metas, los sistemas de gestión empresarial automatizados deberían presentar las siguientes características:
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Orientación al negocio.
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Integración con los sistemas existentes.
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Flexibilidad y facilidad de uso.
La estructura de un sistema de este tipo, si se analiza en base a sus componentes físicos, se construiría en torno a seis elementos:
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Hardware: desde los equipos informáticos hasta cualquiera de sus accesorios, como impresoras o escáneres.
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Software: los sistema y todas sus aplicaciones.
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Base de datos: data warehouse y repositorios.
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Procedimientos: los manuales son un ejemplo clásico.
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Usuarios: como los responsables de cuentas, analistas de negocio o los empleados del equipo de ventas.
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Productos: reporting o presupuestación, entre otros.
Las funciones de los sistemas de gestión empresarial son muy diversas pero siempre han de estar correctamente contextualizadas para permitir:
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Gestionar las transacciones.
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Elaborar informes.
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Procesar consultas.
Sin embargo, una de sus funciones más importantes es el soporte a la toma de decisiones, especialmente cuando la decisión no es de rutina, por lo que el responsable de definir la iniciativa a aplicar debe proporcionar el juicio, la evaluación y conocimientos sobre la definición del problema. En esta labor, la aportación de los sistemas de gestión empresarial es insustituible ya que, sin ellos no sería posible evaluar todas las variables que pueden afectar a la resolución de un problema o tomar en consideración todos los datos que se deben tener en cuenta para una visión completa y de calidad de la realidad.
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