De forma previa a la planificación y establecimiento de objetivos es necesario invertir un tiempo en reflexionar. Este periodo comprende el análisis interno y externo que ayude a comprender la situación de la empresa, respecto a sí misma y su evolución y también respecto de su entorno. La forma de optimizar este proceso consiste en realizarlo paralelamente a la definición del cuadro de mando integral.

Hay que tener en cuenta que, además de llevarse a cabo en esta etapa previa, cada vez que se produzca un cambio o un refuerzo en la estrategia de la empresa será necesario volver a realizarlos.

Si bien en el mundo business intelligence siempre se recomienda la construcción del data warehouse, en el caso del cuadro de mando, no siempre es necesario. El tomar esta decisión o no, dependerá de la disponibilidad de los datos origen, ya que éstos son fuente de cálculo de los indicadores del cuadro de mando integral.

Datos origen: identificación y obtención. Los casos más frecuentes

La información es, de entre todos los recursos con que cuenta una organización, probablemente uno de los activos que más valor le proporcionan, incluso más del que se es consciente. Proteger el dato supone minimizar el riesgo, velando por la continuidad de los sistemas y ayudando a optimizar la gestión y usabilidad de la información.

Aplicar reglas de seguridad es fundamental cuando se dispone de un cuadro de mando que permite la flexibilidad necesaria y un nivel de visualización en profundidad. Determinar unas normas y definir unos estándares de seguridad ayuda a:

Todos hablamos de misión, visión y valores. Muchas organizaciones los exponen incluso en sus páginas web, pero ¿qué son? y ¿qué relación tienen con el cuadro de mando integral?

Misión: la razón de ser de una empresa y el fin que persigue.

El éxito en esta cuarta fase de implementación del cuadro de mando integral depende del rigor y la profundidad con que se hayan llevado a cabo las etapas anteriores del proceso. De hecho, los logros que de este último punto se deriven se deberán en gran medida a las consecuciones previas, de la misma forma que, las estridencias, desviaciones e imperfecciones de que pudiera adolecer, encontrarían su causa en cualquiera de los pasos precedentes, repercutiendo directamente en la funcionalidad del cuadro de mando integral y en su correcta implementación.

Cómo cerrar el proceso de implementación del cuadro de mando integral

Un buen cuadro de mando no puede limitarse a un uso restringido al horario laboral o al ordenador de la oficina. Hoy día, las organizaciones se flexibilizan y se adaptan, más como una necesidad que como una opción, a las nuevas tecnologías y a las nuevas modalidades laborales, como el teletrabajo.

Facilitar la accesibilidad y el autoservicio es la única alternativa posible para garantizar la independencia de cada individuo y la optimización de su rendimiento, aplicado a resultados que además son compartibles al resto de su equipo de trabajo, departamento o área. Un beneficio que repercute a la organización al completo, que gana en agilidad en sus procesos, en actualización de su información y minimiza el riesgo a la vez que consolida su posición.

¿Está tu empresa preparada para implantar un cuadro de mando integral? ¿Conoces el momento más indicado para poner el proceso en marcha? ¿Sabes cómo hacerlo? ¿Necesitas razones para justificar el porqué de introducirlo en vuestras rutinas? ¿Conoces las claves para definir un cuadro de mando integral?

Cada negocio necesita un cuadro de mando integral diferente, personalizado, hecho a medida; por eso, antes de lanzarse a diseñar el que se implementará en cada organización, hace falta fijar unos parámetros preliminares. En esta fase se parte del acuerdo existente entre los miembros del equipo ejecutivo, en virtud del que se deben conocer:

- Los objetivos estratégicos de la organización.

Una de las principales aportaciones de un cuadro de mando es la inmediatez, pero para lograrla es necesaria otra cualidad: que la herramienta sea visual, ya que sólo de esta forma es posible abarcar un determinado volumen de información con un máximo nivel de detalle, que enriquecerá la navegación y, por ende, las conclusiones de su interpretación y análisis.

Las bases de la representación visual en el cuadro de mando

Planteada la estrategia comienzan a surgir necesidades que atañen a su implantación, la comunicación de la misma o su desglose en esos objetivos que se irán encuadrando en las cuatro perspectivas que Kaplan y Norton proponen en su método: finanzas, clientes, procesos internos y formación y crecimiento. En este estadio es cuando debe intervenir el cuadro de mando integral.