Un sistema de información es un conjunto de componentes que pueden aumentar la competitividad del negocio procurando una mejor información para la toma de decisiones. En consecuencia, muchas organizaciones deciden implementar este tipo de sistemas con el fin de mejorar la eficacia y la eficiencia de sus procesos.
Sistemas de información: los elementos indispensables
Para poder hablar de sistemas de información es preciso reunir seis componentes, que deben ser capaz de integrarse para trabajar de manera conjunta:
- Hardware: se trata de la tecnología de almacenamiento, comunicaciones, entradas y salidas de datos.
- Software: son los programas destinados a recoger los datos, almacenarlos, procesarlos y analizarlos, generando conocimiento para el usuario final.
- Datos: son las porciones de información donde reside todo el valor.
- Procedimientos: son las políticas y reglas de negocio aplicables a los procesos de la organización.
- Usuarios: ellos son quienes se interactúan con la información extraída de los datos, constituyendo el componente decisivo para el éxito o el fracaso de cualquier iniciativa empresarial.
- Retroalimentación: es el elemento clave de cualquier sistema de información al ser la base para la mejora continua.
Pese a que la que toma en consideración estos seis componentes es la definición más completa de sistemas de información, hay que tener en cuenta que, en muchas ocasiones, con este término se hace referencia solamente al software, dando por supuestos los otros cinco elementos.
En cualquier caso, en el diseño de un sistema de información empresarial existen dos factores críticos hacia los que deben orientarse todos los esfuerzos, sea cual sea la concepción desde la que se aborde. Se trata de los siguientes:
1. Calidad de la información.
- Completitud.
- Exactitud.
- Fiabilidad
- Consistencia.
2. Satisfacción del usuario.
- Accesibilidad.
- Velocidad.
- Precisión.
- Visualización.
- Personalización.
Los factores críticos de los sistemas de información
Todos los sistemas de información tienen por objeto apoyar las operaciones, la gestión y la toma de decisiones. En esta labor la agilidad es un valor de gran relevancia, especialmente si se considera el dinamismo del entorno de mercado hoy día. La visualización es uno de los aspectos más importantes para conseguirlo ya que de ella depende:
- La velocidad del usuario en el proceso de interpretación de los contenidos.
- La profundidad de las conclusiones que se extraigan a la vista de la información.
- La eficacia al compartir datos con otros usuarios de negocio.
Una vez asegurada la calidad de los datos, factor crítico por excelencia y, sin el cual, no es posible avanzar en términos empresariales; el siguiente paso es trabajar por la satisfacción del usuario, ya que es él quien entra en contacto directo con los datos.
Los sistemas de información tienen que presentar una interfaz amigable, que resulte intuitiva y de sencillo manejo, siendo preferibles las opciones de software que permiten la personalización. Además, resulta fundamental garantizar el acceso, también en términos de conectividad, para deshacerse de los límites que puedan poner trabas al rendimiento. Por último, debe tomarse conciencia de la importancia de la visualización, que facilita la interacción con grandes volúmenes de datos, optimizando el desempeño individual y multiplicando el valor de un buen sistema de información.
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