Dentro de las claves más importantes a la hora de definir el cuadro de mando integral está el encontrar los factores clave de éxito de la organización, que son las directrices que nos guían a la hora de fijar objetivos.
La importancia de la identificación de estos factores radica en la criticidad de su misión, que incluye:
El repositorio es el origen de los indicadores definidos para cada cuadro de mando integral. Es allí donde se crean y por eso, en aras de afianzar esa visión única que se persigue, es fundamental que todos compartan este punto de partida, de la misma forma en que también lo hacen con las reglas y las políticas de cálculo, ya que éstas también provienen del mismo repositorio.
Y no sólo eso, sino que además, en él se almacena el histórico de las iniciativas, los responsables de su ejecución, los calendarios, etc. para su posterior monitorización a través del cuadro de mando integral, a diferencia que en el caso del cuadro de mando táctico, que utilizaba para ello el data warehouse.
Cuando la empresa, entre sus objetivos, persigue una visión única debe tener en cuenta la importancia de contar con un glosario de negocio. Esta funcionalidad representa el lenguaje de la empresa, independiente de la tecnología, facilitando la comprensión de los conceptos y KPIs de negocio en un entorno de dashboard.
El glosario de negocio:
- Recoge todos los conceptos de negocio
- Explica su significado aplicado a la visión de negocio.
- Los hace accesibles dentro del cuadro de mando.
- Informa de la identidad de su responsable.
Las principales utilidades de un glosario de negocio incluido en el cuadro de mando son:
* General: consiste en la definición del KPI. Se trata de un paso crítico a la hora de sentar las bases del funcionamiento del cuadro de mando y su aplicación práctica, adecuada y adaptada a las necesidades específicas de cada usuario en el entorno empresarial. Consiste en establecer el contenido y límites de cada indicador de forma consensuada con los usuarios.
* Propiedad: puesto que cada KPI tiene un responsable o dueño que vela por su cumplimiento y correcta ejecución. Esta persona también se encarga de notificar las desviaciones en el momento de ser detectadas, para que se puedan tomar acciones que encaminen de nuevo los resultados, ganando en alineación con la máxima premura.
* Colaboración, que se basa en:
- Vocabulario común consensuado: todos los usuarios deben conocer y ayudar a definir los términos que posteriormente servirán para establecer los indicadores y esta decisión debe ser absolutamente consensuada.
- Compartir las experiencias de dominio entre negocio e IT: los usuarios finales, desde su perspectiva, aportarán su conocimiento que podrá enriquecerse gracias a la experiencia de los miembros de IT.
* Capacidad de verificación: a través de la gestión centralizada. De esta manera se evitan duplicidades a la vez que se contribuye a fomentar la visión única, lo que disminuye el índice de errores y hace posible el ganar tiempo.
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De forma previa a la planificación y establecimiento de objetivos es necesario invertir un tiempo en reflexionar. Este periodo comprende el análisis interno y externo que ayude a comprender la situación de la empresa, respecto a sí misma y su evolución y también respecto de su entorno. La forma de optimizar este proceso consiste en realizarlo paralelamente a la definición del cuadro de mando integral.
Hay que tener en cuenta que, además de llevarse a cabo en esta etapa previa, cada vez que se produzca un cambio o un refuerzo en la estrategia de la empresa será necesario volver a realizarlos.
Si bien en el mundo business intelligence siempre se recomienda la construcción del data warehouse, en el caso del cuadro de mando, no siempre es necesario. El tomar esta decisión o no, dependerá de la disponibilidad de los datos origen, ya que éstos son fuente de cálculo de los indicadores del cuadro de mando integral.
La información es, de entre todos los recursos con que cuenta una organización, probablemente uno de los activos que más valor le proporcionan, incluso más del que se es consciente. Proteger el dato supone minimizar el riesgo, velando por la continuidad de los sistemas y ayudando a optimizar la gestión y usabilidad de la información.
Aplicar reglas de seguridad es fundamental cuando se dispone de un cuadro de mando que permite la flexibilidad necesaria y un nivel de visualización en profundidad. Determinar unas normas y definir unos estándares de seguridad ayuda a:
Todos hablamos de misión, visión y valores. Muchas organizaciones los exponen incluso en sus páginas web, pero ¿qué son? y ¿qué relación tienen con el cuadro de mando integral?
Misión: la razón de ser de una empresa y el fin que persigue.
El éxito en esta cuarta fase de implementación del cuadro de mando integral depende del rigor y la profundidad con que se hayan llevado a cabo las etapas anteriores del proceso. De hecho, los logros que de este último punto se deriven se deberán en gran medida a las consecuciones previas, de la misma forma que, las estridencias, desviaciones e imperfecciones de que pudiera adolecer, encontrarían su causa en cualquiera de los pasos precedentes, repercutiendo directamente en la funcionalidad del cuadro de mando integral y en su correcta implementación.
Un buen cuadro de mando no puede limitarse a un uso restringido al horario laboral o al ordenador de la oficina. Hoy día, las organizaciones se flexibilizan y se adaptan, más como una necesidad que como una opción, a las nuevas tecnologías y a las nuevas modalidades laborales, como el teletrabajo.
Facilitar la accesibilidad y el autoservicio es la única alternativa posible para garantizar la independencia de cada individuo y la optimización de su rendimiento, aplicado a resultados que además son compartibles al resto de su equipo de trabajo, departamento o área. Un beneficio que repercute a la organización al completo, que gana en agilidad en sus procesos, en actualización de su información y minimiza el riesgo a la vez que consolida su posición.
¿Está tu empresa preparada para implantar un cuadro de mando integral? ¿Conoces el momento más indicado para poner el proceso en marcha? ¿Sabes cómo hacerlo? ¿Necesitas razones para justificar el porqué de introducirlo en vuestras rutinas? ¿Conoces las claves para definir un cuadro de mando integral?
