Esta fase se utiliza para preparar las actividades de la implantación de Mobile Intelligence conjuntamente entre el equipo de proyecto y los key users. Es importante llegar a acuerdos sobre todos los puntos para, de forma consensuada entre el aliado estratégico y los usuarios clave, ir recorriendo las distintas etapas de que se compone y que se resumen en:
- Contacto inicial: reuniones en las que se busca alcanzar un buen entendimiento acerca de las expectativas del cliente.
El Departamento de IT es un actor fundamental en esta iniciativa y por ello es preciso alinear la estrategia de movilidad con las premisas de IT. Tanto si su participación en el proyecto de Mobile Intelligence es liderando el cambio, como si su función es más en staff, apoyando a la Dirección de forma colateral; es necesario contar con su apoyo. Algunas de las razones más importantes para hacerlo son:
- Implicarlos para gestionar el cambio, como receptores del mismo que serán y por su condición de usuarios.
Un cuadro de mando integral que no se complementa con una correcta comunicación y que carece de la adecuada definición es un fracaso. Definir es imprescindible para comprender la realidad, mientras que comunicar es la única vía posible de aprovechar la funcionalidad de una solución de estas características.
El proyecto de movilidad, por los requerimientos de negocio que debe cubrir (independientemente de la cultura de empresa, la visión de negocio y la estrategia de BI), debe ser distinto desde su concepción hasta su conclusión, a un proyecto de business intelligence estándar, sobre todo si se parte de cero. Esta diferencia no implica avanzar en una dirección opuesta, sino avanzar de forma más ágil, eficiente y completa. En la implantación de la Mobile Intelligence se busca:
- Aumentar la productividad de los empleados.
Movilidad implica desplazamiento y, en términos de datos, cada vez que la información realiza un recorrido su seguridad peligra; mucho más cuando los datos viajan al exterior de la organización por alguno de los distintos canales en que hoy día es posible que lo hagan. Anular la vulnerabilidad de la información en la estrategia de Mobile Intelligence es una prioridad, si se quieren evitar filtraciones y otras amenazas.
Cada miembro de la organización ostenta una relación directa con la estrategia de la empresa. Cada pieza es clave para que la maquinaria se mueva en la dirección correcta, el camino prefijado que conducirá al negocio hacia sus metas a través de los planes estratégicos. El cuadro de mando integral en su definición participa de la misión, visión y valores de la compañía y su función es desgranarlos en pequeñas unidades que sinteticen las diferentes porciones de responsabilidad asociándolas a un responsable de su consecución a término.
Casi todas las tecnologías del mundo BI dicen tener su solución de movilidad pero… no hay que engañarse. Ciertos factores marcan la diferencia, de ahí la importancia de comparar, estudiar y analizar todas las propuestas. A veces, todas las posibilidades parecen iguales pero, cuando se mira de cerca, resulta que no lo son. El problema es que estas diferencias se detectan en muchos casos demasiado tarde, cuando las funcionalidades se quedan cortas, cuando las expectativas de los usuarios se han perdido por el camino y la decepción va unida a la sensación de derroche, por haber adquirido una herramienta a la que no se le puede sacar todo el partido que se esperaba.
Es importante contar con cierto conocimiento técnico que, sumado al propio de negocio, ayude a discernir y encontrar la fuente de ventajas competitivas, la solución fuera de serie que se busca, la plataforma desde donde optimizar resultados.
Una de las bondades del cuadro de mando integral, que debe considerarse en su definición, es que esta herramienta hace posible que cada individuo se dé cuenta de la relevancia de todas sus acciones para el conjunto de la compañía en lo relativo a la consecución de sus metas. Por esto mismo, el establecimiento de objetivos, tanto a nivel personal como a nivel de equipo, unido a la necesidad de un consenso se plantean como dos pasos imprescindibles que tendrán necesariamente que apoyarse en una completa política de comunicación que se base en la transparencia y sea capaz de hacer llegar su mensaje a todos los niveles de la forma más clara posible.
Si bien existe en el mercado una amplia variedad de herramientas de business intelligence, son muy pocas las que disponen de herramientas específicas para la construcción de un cuadro de mando integral. La cifra se reduce aún más cuando se trata de encontrar aquéllas que cuentan con la certificación de Balanced Scorecard Collaborative, Inc. (BSCol), entidad investigadora especializada en la evaluación del rendimiento corporativo como proceso de gestión de valor añadido, fundada y dirigida por Robert Kaplan y David Norton.
Además, para optimizar su rendimiento, éstas deben permitir un entorno colaborativo, siendo mejor si hacen posible incluir el mapa estratégico de la organización y disponer de la funcionalidad de generar iniciativas, pudiendo supervisar los indicadores respecto a las metas establecidas.
