Una de las piezas clave que, por su importancia estratégica, deben tomarse en consideración a la hora de  constituir un cuadro de mando táctico, es la disponibilidad de las fuentes origen de datos. Asegurar esta disponibilidad supone que no debería haber datos de entrada manual que no puedan ser automatizados en el cuadro de mando.

Para ello es importante identificar los datos que serán miembros de la formulación de los KPIs, y que la granularidad de los mismos esté, preferentemente, al mismo nivel o a niveles inferiores de agregación que las perspectivas definidas.

Una vez definidos los KPIs, se debería plantear el ejercicio de comprender sobre qué elementos deben orbitar los indicadores definidos, dado que su valor total podría proveer información clave a nivel global, pero no a nivel particular. Habitualmente, las perspectivas permiten obtener el resultado particular de los KPIs dando una respuesta cuantitativa del indicador a las preguntas:

•    ¿Cuándo?

Hablar de necesidades es hablar de objetivos. Lo que una persona espera de un cuadro de mando marca las directrices de lo que busca:

La utilización del cuadro de mando depende en gran medida de los indicadores que se escojan para ser medidos. Establecer sobre cuáles de ellos se desea obtener métricas puede resultar complejo si no se prioriza desde el principio, en base a objetivos. Por eso, para una definición adecuada de los KPIs se suele aplicar el acrónimo SMART, ya que estos tienen que ser:

¿Hace falta un cuadro de mando en la empresa? ¿Se podría incorporar a las rutinas diarias de una forma aséptica y ágil? ¿Cuando se justifica su implementación? La necesidad de incorporar un cuadro de mando y sus dinámicas a una empresa está justificada por múltiples razones, que pueden dividirse en dos grandes grupos: estratégicas y operativas.

Cubrir necesidades estratégicas y operativas mediante el cuadro de mando

Las necesidades estratégicas que impulsan a una organización a la implantación de un cuadro de mando estarían muy relacionadas con determinados aspectos conceptuales que tienen como ideas de fondo:

- Alinear la estrategia corporativa con la operativa de la organización.

- Aunar las diferentes visiones del negocio en un único sitio de forma coordinada.

- Comunicar la estrategia y objetivos de la empresa a los empleados.

Sin embargo, la perspectiva operativa no es menos importante. De hecho, en el día a día muchas empresas se enfrentan con dificultades a la hora de avanzar y conseguir objetivos por problemas de forma que el cuadro de mando adecuado podría resolver, como:

- Múltiples fuentes de información y complejas estructuras de reporting: que se relacionan con problemas tecnológicos que se obviarían con plataformas más sencillas.

- Necesidad de extraer información para la direcciones departamentales: y que a la vez, de una misma forma, sea posible obtener información que se pueda compartir.

- Complejidad de indicadores estudiados desde diversos enfoques (por producto, por cliente, por canal, por organización, evolución temporal, etc.): que permita una visión global y al máximo detalle sobre cada perspectiva.

- Gran número de usuarios con perfiles muy diferentes: tanto en lo que respecta a la seguridad y nivel de acceso, como a su configuración individual, idioma, competencias, preferencias, etc.

- Riesgo de errores al extraer información y durante su tratamiento: que pasa por una preparación previa que asegure la calidad de la información y la integridad del dato.

- Estructuras organizativas complejas, muy diversificadas: pero que buscan que todos sus miembros puedan ver lo que necesitan sin la necesidad de crear multitud de informes.

- Exigencia de comportamiento transparente y justificable: una claridad que sirva como medio de prueba y garantía de lo que se recoge, se expone y se reporta.

En los últimos años, se ha hablado en muchas organizaciones acerca de la necesidad de disponer de un cuadro de mando. Esta herramienta basa su funcionamiento en un conjunto de indicadores que monitorizan el comportamiento del negocio, por lo que casi cualquier tipo de empresa podría incorporar uno a sus rutinas y sacarle partido.

Las razones que motivan una decisión de este tipo pueden ser muy diversas:

Aunque parece sencillo construir un cuadro de mando táctico que muestre la información que precisamos para comprender los datos del negocio (insertando un par de gráficos, adjuntando los datos, etc) esto no es tan fácil. Debemos preguntarnos, ¿muestra éste la información crítica para una buena toma de decisiones?, ¿está preparado para mostrar los datos correctos y concretos que lleven a una buena elección?

Cómo elaborar un Cuadro de Mando Táctico efectivo