El propósito de aplicar metrics a la presupuestación es asegurarse de que se logra el rendimiento deseado. Recoger métricas es la mejor manera de controlar la evolución de una variable a lo largo del tiempo, ver su desarrollo y entender sus fluctuaciones y a qué motivos responden. Cuando se definen las metrics y los indicadores que las evaluarán, se está llevando a cabo una importante labor de prevención. Sólo de esta forma será posible reaccionar a tiempo ante las desviaciones que se detecten.

En ocasiones anteriores hemos visto de qué modo manejar algunas herramientas BI para realizar todo tipo de reportes (por ejemplo, reportings financieros) que, entre otras funciones, permiten mejorar y agilizar la gestión de operaciones y procesos en áreas clave de la compañía, como por supuesto la financiera, u otras de igual importancia para el devenir corporativo.

El modo de afrontar los procesos de presupuestación y reporting ha variado en los últimos años. Las nuevas tecnologías y los avances en inteligencia de negocio y capacidades analíticas a disposición de las empresas les permiten manejar muchos más datos. Hoy día, es frecuente que un negocio disponga de:

Las innovaciones tecnológicas permiten a las organizaciones y las compañías detectar nuevas oportunidades de negocio, ampliando sus cuotas de mercado e implantándose en zonas, ámbitos y territorios donde hasta el momento no habían tenido la oportunidad de adentrarse. Sin embargo, para ello, es necesario que estar innovaciones se encuadren en entornos de análisis, planificación, gestión y supervisión más amplios, igualmente caracterizados por la apuesta tecnológica pero considerada de un modo integral en el diseño de la estrategia corporativa.

Por supuesto, hablamos de entornos Business Intelligence, en los cuales la planificación de los procesos de operaciones y actividades se realiza basándose en sólidos análisis de datos e informaciones, capaces de visibilizar y poner de relieve todos los elementos clave de la cadena de valor de la organización para aprovechar al máximo las potencialidades de la compañía.

Cuando el forecasting llega a la Alta Dirección, los gerentes a menudo no pueden juzgar su calidad. Si ésta no es suficiente o si existen defectos o errores es tarde para actuar, incluso si se detectan cualquier de estos problemas. Por esta razón, y para evitar los efectos negativos de un mal forecasting en la toma de acción hay que decidir si el proceso de previsión era el adecuado para el escenario.

La aplicación de los principios del forecasting contribuye a aumentar la precisión de los pronósticos, minimizando el riesgo y reduciendo costes. Para ello, tan solo es necesario profundizar en el estudio de los procesos de previsión y su mejora.

Repasando brevemente los principios generales del reporting financiero, recordaremos que entre sus objetivos fundamentales se hallan el facilitar la gestión financiera de la compañía, analizar y comprender mejor su estado financiero real para reaccionar ante posibles imprevistos tomando decisiones acertadas, y lograr el compromiso de los miembros y los departamentos de la organización con las previsiones financieras realizadas acordes con la estrategia corporativa previamente definida.

Los indicadores de rendimiento desempeñan un papel fundamental para monitorizar y evaluar el desempeño de los procesos de operaciones en un entorno corporativo, bien se trate de operaciones internas o de operaciones externas a la organización.

Hay sectores en los que la detección de riesgos es mucho más que una simple cuestión estadística. La analítica predictiva ha simplificado la forma de proceder ante situaciones de este tipo, permitiendo una mayor prevención, que reduce al máximo las posibilidades de aparición de factores susceptibles de desembocar en circunstancias indeseables. Sin embargo, su mayor aportación es la del conocimiento que, a través de pronósticos basados en datos objetivos, otorga a las empresas una precisión sin precedentes en la toma de decisiones.

Las métricas y los indicadores clave de desempeño (performance metrics y KPI) son dos elementos clave del cuadro de mando integral, o CMI, que como bien sabemos es la herramienta Business Intelligence que nos permite traducir la misión de una empresa u organización en una serie de medidas, herramientas y procesos que estructuran los sistemas de diseño, monitorización y evaluación de las distintas estrategias corporativas adoptadas.

Gracias al CMI, entre otras posibilidades, podemos transformar la estrategia de la compañía en acciones y actividades operativas concretas, sometiéndolas, al mismo tiempo, a procesos de gestión y evaluación que permitan medir su nivel de desempeño. Y es precisamente aquí, en estos procesos de gestión y evaluación, donde entran en juego de un modo determinante los indicadores KPI y las performance metrics, o métricas de desempeño.

La expresión Business Activity Monitoring, o sus siglas BAM, se refieren básicamente al conjunto de software y aplicaciones tecnológicas e informáticas que permiten monitorizar las actividades de negocio y los procesos de una organización, ofreciendo principalmente resúmenes, reportes e informes en tiempo real del conjunto de las operaciones que se llevan a cabo.

Transacciones, procesos y operaciones corporativas de toda índole pueden ser monitorizados con las herramientas Business Activity Monitoring, permitiendo tomar decisiones basadas en informaciones más completas y detalladas con extraordinaria rapidez, eficacia y precisión, algo que persiguen de un modo destacado las soluciones Business Intelligence.