El primer paso para definir la estrategia corporativa de gestión de datos es fijar las políticas, procedimientos, roles, responsables y tecnología que son necesarias para tratar uniformemente la información de negocio. Básicamente, se trata del ejercicio de autoridad y el control que se pone en práctica a través de la gestión de los activos de datos.
El propósito de esta fase dentro del proyecto de implantación de Mobile Intelligence en la organización, es el realizar una maqueta con el aspecto final de la solución. Generalmente, se escoge un soporte ofimático para llevarla a cabo, por ejemplo Power Point o Visio, que contribuyen a agilizar la consecución del fin perseguido en esta etapa: aunar los criterios de visualización y navegación de la información de los usuarios de Mobile Intelligence.
El concepto de Mobile Intelligence tiende a ser interpretado como el BI en un dispositivo móvil, sin embargo, las necesidades actuales de las organizaciones y las tendencias del mercado empiezan a requerir de mayor completitud funcional. Es necesario potenciar el alcance de la estrategia de Mobile Intelligence adoptada y, para conseguirlo, hace falta proveer a la plataforma o solución elegida de nuevas capacidades que complementen el clásico business intelligence.
La forma de establecer cómo completar la plataforma vendrá determinada por las necesidades usuarias, que habrá que tener en cuenta durante el proceso de definición de la estrategia de Mobile Intelligence. Algunos ejemplos de estos requerimientos son:
- Un usuario itinerante, aparte de necesitar ac
ceder a la información, por ejemplo, podría necesitar georreferenciarla y contrastarla con su situación actual expuesta en coordenadas, utilizando mapas interactivos. La única forma electrónica de conseguirlo es a través de un GPS.
- Un usuario de almacén haciendo inventario, aparte de necesitar información sobre el stock, podría precisar incorporar nuevas referencias (códigos de barras) de los productos inventariados. La única forma electrónica de hacerlo posible es a través de un scanner o cámara digital.
- Un usuario supervisor de tiendas, aparte de necesitar los datos de resultados de la tienda, podría beneficiarse de completar dicha información con las respuestas a encuestas de satisfacción realizadas a pie de tienda.
- Un usuario de la fuerza de ventas, agente comercial, a la vez que accede a la información de ventas, podría necesitar realizar su presupuesto o forecast de ventas.
- Un director comercial, además de disponer de la información de ventas en sus cuentas claves, disfrutaría de las ventajas de poder explotar información multimedia dentro del mismo entorno.
Estos son apenas, un puñado de necesidades más allá del BI que se deberían tener en cuenta con el fin de satisfacer a los beneficiarios y de dar cobertura para alinear el plan de movilidad con el negocio.
El tener la capacidad de incorporar datos desde el dispositivo móvil, de interactuar activamente con la información, confiere un alcance de cobertura funcional que supera con creces el concepto de BI tradicional, fundamentado en principios que no pasan de la simple lectura.
Sin embargo, el business intelligence es, por definición, mucho más que eso. O al menos debería serlo. No se trata de leer información a la que se tiene acceso, sino que debería incorporar otras posibilidades a través de la solución elegida para implantarlo, como:
Introducir datos.
Incrustar contenidos multimedia.
Sacar provecho de toda las funcionalidades de los dispositivos móviles: desde su funcionalidad principal, que es la pantalla táctil, hasta todas las otras que incorporan estas tecnologías tales como la cámara, los altavoces, el GPS, etc.. No todas las soluciones existentes en el mercado ofrecen esta alternativa, que combina la interacción del usuario con la suma de las funcionalidades del propio dispositivo desde donde se explota la información. Quienes optan por una herramienta de este tipo ganan en agilidad, en lógica, en cohesión, en automatización, etc. Y, de hecho, esta opción es la única forma de alinear la movilidad, y todo lo que conlleva, con la estrategia y con el negocio.
Créditos fotográficos: "tablet PC with bokeh background" by kangshutters
Definir la estrategia corporativa de gestión de datos es una necesidad para las empresas, que implica administrar el principal valor de la organización: la información. Al embarcarse en un proyecto de este tipo hay que tener en cuenta que, designar responsables, implementar procedimientos y procesos, definir la tecnología e incorporar buenas prácticas; es tan necesario como entender el verdadero valor de las referencias que se manejan, que ha de abordarse desde:
- La comprensión de su fin y su potencial, dato por dato.
Esta fase de la implantación de Mobile Intelligence en la organización consiste en la realización de un diseño esquemático de la solución y su arquitectura funcional. Sobre el plan definido, puede comenzar a perfilarse la solución adecuada a las necesidades concretas del usuario. Para desarrollar este diseño, se debe tener en cuenta:
Qué información del BI corporativo es reutilizable: ya que las necesidades informacionales han de ser cubiertas con el BI de la organización como opción prioritaria.
Qué información no está disponible en el BI corporativo pero es requerida en Mobile Intelligence: porque si los datos que harán falta no están disponibles, habrá que encontrar la fuente de origen de datos apropiada (SAAB, CRM, etc.). Una vez se tenga claro de donde se obtendrán, puede proseguirse con el diseño de la solución de Mobile Intelligence.
Cuando el origen de los datos se conoce y está disponible, es el momento de comenzar con el diseño de la solución de Mobile Intelligence. Esta fase consta de tres etapas diferenciadas:
* Diseño del Modelo de Datos del Data Warehouse y de los procesos de ETL: para tener claro el modo en que la información se recogerá y cómo se almacenará, a la vez que se conoce el modo de abordar los procesos de extracción, transformación y carga de datos.
* Diseño de los Modelos Analíticos e informes. Definición de un estándar: es en este punto cuando se unifican los criterios de cara a las generalidades, buscando la coherencia en la imagen de todas las App que se construyan para la organización. En este momento ha de quedar definido el tipo de informes que se utilizarán y los modelos analíticos que serán empleados para procesar la información.
* Definición de los criterios de validación y test script de prueba: es importante llegar a un acuerdo que permita a los desarrolladores conocer los requerimientos de usuario. Esta tarea corresponde a un proceso iterativo que coincide con la aplicación de los ciclos de pruebas a los datos en el repositorio.
Tras la conclusión de las tres sub-tareas previas o tras conocer cuál es la información del BI corporativa reutilizable, la fase se da por concluida al tiempo que el equipo de proyecto de Lantares procede a la entrega de la siguiente documentación para su aprobación por parte de los key users:
- Documento de diseño lógico del modelo de datos: establece los parámetros generales. Representa el DER (diagrama entidad - relación).
- Documento de diseño físico del Data Warehouse: hace referencia a los detalles estructurales, donde se engloban las características técnica de ese modelo físico de datos que se construirán sobre ese diagrama entidad - relación.
- Documento técnico de procesos de ETL: alude al modo de abordar el diseño. Es la definición de los procesos del ciclo de vida de los datos, desde que se toman en origen hasta que son depositados en destino.
- Documento de UAT (user acceptance test /test de aceptación de usuario) y test scripts: contiene las explicaciones necesarias para poder llevar a cabo las pruebas. Es el manual donde se recoge, paso a paso, el modo en que se deberán ejecutar las pruebas de aceptación de la App resultante.
Créditos fotográficos: "Businessman Holding Smart Phone" by pakorn
La estrategia de Mobile Intelligence no está exenta de riesgos que deben ser considerados desde las etapas previas, esto es, desde la fase de definición, para garantizar su superación. Las ventajas de calcular los posibles riesgos que entraña una implementación de este tipo, pasan por aproximarse con mayores garantías al éxito del proyecto ya que, en muchos casos, la prevención es suficiente para evitar su aparición. Cuando no es así, haberse tomado un tiempo en planificar una respuesta contribuye a agilizar la solución, mitigando sus efectos adversos, con mayores posibilidades de satisfacción.
Automatizar el cuadro de mando integral es indispensable para poder garantizar el éxito en la gestión. En la implementación de este proceso destaca la existencia de tres pilares insustituibles:
- Patrocinador: que percibirá la necesidad de contar con una solución como el cmi y buscará la forma de invertir en ella.
Esta fase se utiliza para preparar las actividades de la implantación de Mobile Intelligence conjuntamente entre el equipo de proyecto y los key users. Es importante llegar a acuerdos sobre todos los puntos para, de forma consensuada entre el aliado estratégico y los usuarios clave, ir recorriendo las distintas etapas de que se compone y que se resumen en:
- Contacto inicial: reuniones en las que se busca alcanzar un buen entendimiento acerca de las expectativas del cliente.
El Departamento de IT es un actor fundamental en esta iniciativa y por ello es preciso alinear la estrategia de movilidad con las premisas de IT. Tanto si su participación en el proyecto de Mobile Intelligence es liderando el cambio, como si su función es más en staff, apoyando a la Dirección de forma colateral; es necesario contar con su apoyo. Algunas de las razones más importantes para hacerlo son:
- Implicarlos para gestionar el cambio, como receptores del mismo que serán y por su condición de usuarios.
Un cuadro de mando integral que no se complementa con una correcta comunicación y que carece de la adecuada definición es un fracaso. Definir es imprescindible para comprender la realidad, mientras que comunicar es la única vía posible de aprovechar la funcionalidad de una solución de estas características.
